1. Wprowadzenie
   • CTP N.V. wraz ze spółkami należącymi do jej grupy ("Spółka") zobowiązuje się do prowadzenia działalności zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami oraz wszystkimi kodeksami i politykami Spółki. Dlatego ważne jest, aby Spółka była świadoma wszelkich możliwych naruszeń, w szczególności tych, które naruszają obowiązujące przepisy prawa i regulacje lub nasz Kodeks Postępowania.
   • Niniejsza polityka dotycząca informowania o nieprawidłowościach ma na celu zachęcenie wszystkich pracowników Spółki do zgłaszania wszelkich podejrzewanych uchybień lub nieprawidłowości. Polityka ta określa, co i w jaki sposób należy zgłaszać, procedurę stosowaną po dokonaniu zgłoszenia oraz sposób ochrony pracowników zgłaszających wątpliwości.
   • Niniejsza polityka informowania o nieprawidłowościach została opracowana przez zarząd Spółki ("Zarząd") z należytym poszanowaniem ustawy House for Whistleblowers Act oraz przepisu dotyczącego najlepszych praktyk 2.6.1 holenderskiego Kodeksu Ładu Korporacyjnego i została przyjęta w dniu 29 marca 2021 r. Niniejsza polityka informowania o nieprawidłowościach oraz inne materiały dotyczące zgłaszania podejrzeń o niewłaściwe postępowanie są publikowane na stronie internetowej Spółki.
2. KTO MOŻE ZGŁASZAĆ?
   • Niniejsza polityka zgłaszania nieprawidłowości dotyczy wszystkich pracowników Spółki.
   • "Pracownik" w niniejszej polityce oznacza (a) wszystkie osoby, które mają lub miały umowę o pracę ze Spółką oraz (b) wszystkie osoby, które w inny sposób wykonują lub wykonywały pracę na rzecz Spółki.
3. JAKIE OBAWY SĄ OBJĘTE NINIEJSZĄ POLITYKĄ RAPORTOWANIA?
   • Niniejsza polityka zgłaszania nieprawidłowości może być wykorzystywana do zgłaszania obaw dotyczących podejrzeń o możliwe niewłaściwe postępowanie lub nieprawidłowości w Spółce ("Niewłaściwe Postępowanie"). Obawy te mogą dotyczyć następujących kwestii:
     • Oszustwa, przekupstwo i korupcja;
     • Naruszenia prawa konkurencji;
     • Niedopełnienie obowiązku prawnego;
     • Ochrona informacji poufnych i insider trading;
     • Ochrona aktywów, danych i informacji Spółki;
     • Nieodpowiednie prowadzenie dokumentacji finansowej lub niefinansowej;
     • Konflikt interesów;
     • Kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy, bezpieczeństwa i ochrony środowiska;
     • Niewłaściwe wykorzystanie zasobów Spółki;
     • Naruszenia naszych zasad dotyczących prezentów i gościnności; lub
     • Wszelkiego rodzaju dyskryminacja - ze względu na rasę, narodowość lub pochodzenie etniczne, płeć, wykształcenie, wiek, religię, preferencje polityczne, orientację seksualną, status osobisty lub niepełnosprawność, wszelkiego rodzaju molestowanie lub znęcanie się.
   • Zachęcamy pracowników do zgłaszania wszelkich innych wątpliwości za pomocą niniejszej polityki zgłaszania nieprawidłowości, jeśli uznają to za stosowne, nawet jeśli ich wątpliwości nie zostały wymienione powyżej. Zgłoszenie przez Pracownika podejrzenia możliwego Niewłaściwego Postępowania powinno być poparte odpowiednimi informacjami i złożone w dobrej wierze. Pracownik nie musi mieć pewności, że doszło do Niewłaściwego Postępowania, aby móc to zgłosić.
4. CZY MOGĘ PROSIĆ KOGOŚ O RADĘ?
   • Pracownicy mogą skonsultować się ze swoim przełożonym w sprawie podejrzeń dotyczących możliwego Niewłaściwego Postępowania. Jeśli Pracownik nie znajdzie odpowiedzi lub po prostu nie może skonsultować się ze swoim przełożonym (na przykład, jeśli podejrzenie dotyczy jego osoby), może skonsultować się z Group AML Compliance Officer lub skorzystać z kanału zgłaszania nieprawidłowości. Pracownik może omówić swoje obawy z zachowaniem poufności. Dane kontaktowe Group AML Compliance Officer można znaleźć w intranecie Spółki.
5. DO KOGO POWINIENEM SIĘ ZGŁOSIĆ?
   • Zachęcamy pracowników, aby w pierwszej kolejności zgłaszali sprawy swojemu przełożonemu. Jeśli jednak z jakiegokolwiek powodu nie jest to właściwe, Pracownik powinien zgłosić swoje obawy, korzystając z kanału zgłaszania nieprawidłowości. Jeśli podejrzenie dotyczy dyrektora wykonawczego Zarządu ("Dyrektor Wykonawczy") lub członka komitetu wykonawczego Spółki niebędącego Dyrektorem Wykonawczym, Pracownik powinien zgłosić się bezpośrednio do dyrektora niewykonawczego Zarządu z tytułem "starszego niezależnego dyrektora" ("Starszy Niezależny Dyrektor"), którego nazwisko i dane kontaktowe znajdują się w intranecie.
6. JAK MOGĘ TO ZGŁOSIĆ?
   • Pracownicy mogą zgłaszać sprawy pisemnie lub ustnie. Zgłaszając sprawę za pośrednictwem kanału whistleblowingu, pracownicy mają następujące możliwości:
     • Platforma do zgłaszania nieprawidłowości dostępna w intranecie
     • Adres e-mail whistleblowing@ctp.eu
     • Gorąca linia: +420 607 287 287
     • Poczta: Group AML & Compliance Officer
     • Na wniosek osoby zgłaszającej system Whistleblowing umożliwia również zgłaszanie za pośrednictwem fizycznych spotkań (należy skontaktować się z Group AML & Compliance Officer).
   • Dane kontaktowe Group AML & Compliance Officer można znaleźć w intranecie.
   • Zgłaszając swoje zastrzeżenia na piśmie, pracownicy powinni wziąć pod uwagę, że osoba, która je przeczyta, nie będzie wiedziała nic na ten temat. Pracownicy powinni podać jak najwięcej szczegółów. Kanał zgłaszania nieprawidłowości jest anonimowy, jednak podanie imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych pomoże w razie potrzeby uzyskać więcej szczegółów i usprawnić dochodzenie. Pracownik powinien upewnić się, że jego zgłoszenie zawiera następujące informacje:
     • szczegóły dotyczące jego lub jej obaw - tło, historia i powód;
     • wszystkie istotne informacje, takie jak nazwiska, daty i miejsca; oraz
     • wszelką dostępną dokumentację uzupełniającą.
7. CZY MOGĘ POZOSTAĆ ANONIMOWY?
   • Spółka zachęca do otwartej kultury i podkreśla znaczenie otwartego zgłaszania przez Pracowników wszelkich obaw w celu oceny, zbadania i zebrania dodatkowych informacji, jeśli jest to wymagane. Jeśli jednak Pracownik ma poważne zastrzeżenia co do otwartego zgłaszania wątpliwości i chce pozostać anonimowy, Spółka dołoży wszelkich uzasadnionych starań, aby zapewnić anonimowość Pracownika (chyba że Spółka jest zobowiązana do przestrzegania konkurencyjnych zobowiązań prawnych lub regulacyjnych). Pracownicy mogą dokonywać zgłoszeń anonimowo, korzystając z kanału zgłaszania nieprawidłowości.
8. CO DZIEJE SIĘ PO ZGŁOSZENIU ZASTRZEŻENIA?
   • Spółka poważnie traktuje każde zgłoszenie podejrzenia możliwego niewłaściwego postępowania. Wszystkie zgłoszenia przekazywane za pośrednictwem wyznaczonego kanału będą rozpatrywane w sposób sprawiedliwy, właściwy i bez zbędnej zwłoki.
   • Spółka zamierza poinformować Pracownika o sposobie, w jaki Spółka zajmie się zgłoszeniem, przewidywanych ramach czasowych, wynikach dochodzenia i wszelkich działaniach podjętych w odpowiedzi. Jednakże potrzeba zachowania poufności i prywatności oraz inne względy mogą uniemożliwić Spółce przekazanie Pracownikowi (konkretnych) szczegółów dotyczących dochodzenia lub wszelkich działań naprawczych i dyscyplinarnych podjętych w jego wyniku. Wszelkie informacje przekazywane Pracownikowi na temat dochodzenia i podjętych działań muszą być traktowane jako poufne. Spółka nie może zagwarantować wyniku oczekiwanego lub pożądanego przez Pracownika. Spółka jest jednak zobowiązana do uczciwego i odpowiedniego rozpatrzenia prawdziwych obaw Pracownika.
9. CZY ZGŁOSZENIA BĘDĄ TRAKTOWANE JAKO POUFNE?
   • Spółka będzie traktować wszelkie zgłoszenia jako poufne w celu umożliwienia odpowiedniego zbadania zgłoszenia i przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie prywatności.
   • Imię i nazwisko Pracownika, który złożył raport w dobrej wierze, nie zostanie ujawnione innym osobom w Spółce lub poza nią, chyba że Pracownik wyrazi na to uprzednią pisemną zgodę lub Spółka będzie zobowiązana do wypełnienia obowiązku prawnego lub regulacyjnego. Pracownik ma prawo odmówić lub wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie i musi zostać poinformowany o tym prawie przed wyrażeniem zgody.
   • Otrzymane informacje będą udostępniane innym osobom w Spółce lub poza nią wyłącznie w zakresie wymaganym do właściwego rozpatrzenia raportu i kwestii w nim poruszonych. Imię i nazwisko Pracownika nie zostanie ujawnione, chyba że Pracownik wyrazi na to zgodę lub istnieje prawny lub regulacyjny obowiązek takiego ujawnienia.
   • Spółka zasadniczo powiadomi osobę, której dotyczy raport, o tym, że zgłoszono wobec niej wątpliwości. Spółka dokona takiego powiadomienia w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę interesy dochodzenia. Jeśli okaże się, że zgłoszenie nie zostało dokonane w dobrej wierze, Spółka nie jest związana niniejszymi zobowiązaniami do zachowania poufności, bez uszczerbku dla obowiązujących przepisów o ochronie prywatności.
10. W JAKI SPOSÓB BĘDĘ CHRONIONY, JEŚLI ZGŁOSZĘ PROBLEM?
    • Żaden Pracownik, który w dobrej wierze zgłosi wątpliwości dotyczące kwestii objętych niniejszą Polityką, nie będzie nękany, narażony na działania odwetowe ani żadne inne niekorzystne konsekwencje (związane z zatrudnieniem) w wyniku zgłoszenia wątpliwości. Spółka zobowiązuje się do ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w dobrej wierze przed działaniami odwetowymi. Wszyscy sygnaliści będą traktowani z szacunkiem, godnością i poufnością.
11. CZY MOGĘ ZGŁASZAĆ WĄTPLIWOŚCI POZA FIRMĄ?
    • • Oczekuje się, że pracownicy będą zgłaszać swoje obawy wewnętrznie. Ponieważ Spółka prowadzi działalność w kilku jurysdykcjach, mogą obowiązywać różne zasady dotyczące wyjątkowych okoliczności, w których określone podejrzenia mogą być zgłaszane poza Spółką. Więcej informacji można znaleźć w Załączniku 1 do niniejszej polityki.

Załącznik 1 Holenderski Instytut ds. Sygnalistów (Huis voor Klokkenluiders)

Specjalne holenderskie zasady mają zastosowanie do wyjątkowych okoliczności, w których podejrzenia dotyczące interesu publicznego (zgodnie z definicją poniżej) mogą być zgłaszane poza Spółką do Instytutu ds.Huis voor Klokkenluiders).

"Podejrzenia dotyczące interesu publicznego" powinny spełniać następujące kryteria:

• podejrzenia oparte na uzasadnionych podstawach, wynikające z wiedzy zdobytej przez Pracownika podczas pracy dla Spółki lub wynikające z wiedzy zdobytej przez Pracownika w ramach działalności zawodowej w innej spółce lub organizacji; oraz
• podejrzenia, które dotyczą interesu publicznego ze względu na naruszenie przepisów ustawowych i wykonawczych lub zagrożenia dla zdrowia publicznego, bezpieczeństwa osób, środowiska lub prawidłowego funkcjonowania usług publicznych lub firmy w wyniku niewłaściwych działań).

Zewnętrzne zgłaszanie podejrzeń dotyczących interesu publicznego może być właściwe, jeśli Spółka nie podjęła odpowiednich działań następczych w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym lub jeśli od Pracownika nie można w uzasadniony sposób wymagać, aby najpierw złożył zgłoszenie wewnętrzne, na przykład z powodu prawnego obowiązku zgłoszenia, obecnego zagrożenia wynikającego z ważnego i pilnego interesu publicznego lub uzasadnionej obawy przed odwetem. Jeśli konieczne jest złożenie raportu zewnętrznego, powinien on zostać przekazany właściwemu organowi regulacyjnemu i w odpowiedni sposób, z uwzględnieniem uzasadnionych interesów wszystkich zaangażowanych stron. Z wyjątkiem rzadkich okoliczności, zgłaszanie spraw do prasy lub mediów społecznościowych nie będzie właściwe ani dopuszczalne.

Biorąc pod uwagę możliwe poważne konsekwencje zgłoszeń zewnętrznych, zachęca się Pracowników do zasięgnięcia porady przed zgłoszeniem jakichkolwiek wątpliwości poza Spółką. Mogą to zrobić u specjalisty ds. zgodności z przepisami AML Grupy. W Holandii pracownicy mogą również skonsultować się z działem doradczym (porady afdelingowe) z Institute for Whistleblowers (Huis voor Klokkenluiders).

Ponadto w przypadkach, w których można dokonać zgłoszenia zewnętrznego na mocy niniejszego artykułu 11 i Załącznika 1, Pracownik może zgłosić Podejrzenie dotyczące interesu publicznego do działu dochodzeniowego (afdeling onderzoek) Institute for Whistleblowers. Więcej informacji na temat Institute for Whistleblowers i jego procedur można znaleźć na stronie internetowej: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl.