Whistleblower-Politik der Gruppe

Whistleblower-Politik der Gruppe

Whistleblower-Politik der Gruppe

  1. Einführung
    • Die CTP N.V. und ihre Konzerngesellschaften (das "Unternehmen") verpflichten sich, ihre Geschäfte stets in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften sowie allen Kodizes und Richtlinien des Unternehmens zu führen. Daher ist es wichtig, dass sich das Unternehmen aller möglichen Verstöße bewusst ist, insbesondere solcher, die gegen geltende Gesetze und Vorschriften oder unseren Verhaltenskodex verstoßen.
    • Diese Whistleblower-Politik soll alle Mitarbeiter des Unternehmens dazu ermutigen, vermutetes Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten zu melden. In dieser Richtlinie wird dargelegt, was und wie Angelegenheiten gemeldet werden sollten, welches Verfahren nach einer Meldung eingehalten wird und wie Mitarbeiter, die Bedenken melden, geschützt werden.
    • Diese Whistleblower-Richtlinie wurde vom Vorstand der Gesellschaft (der "Vorstand") unter Berücksichtigung des House for Whistleblowers Act und der Best-Practice-Bestimmung 2.6.1 des niederländischen Corporate Governance Code ausgearbeitet und am 29. März 2021 angenommen. Diese Whistleblower-Richtlinie und andere Materialien zur Meldung von Verdachtsfällen von Fehlverhalten werden auf der Website des Unternehmens veröffentlicht.
  2. WER KANN BERICHTEN?
    • Diese Whistleblower-Politik gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens.
    • "Mitarbeiter" im Sinne dieser Richtlinie sind (a) alle Personen, die einen Arbeitsvertrag mit dem Unternehmen haben oder hatten, und (b) alle Personen, die anderweitig Arbeiten für das Unternehmen ausführen oder ausgeführt haben.
  3. WELCHE ANLIEGEN WERDEN VON DIESER MELDEPOLITIK ERFASST?
    • Diese Whistleblower-Richtlinie kann genutzt werden, um Bedenken über einen Verdacht auf mögliches Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten innerhalb des Unternehmens ("Fehlverhalten") zu melden. Diese Bedenken können sich auf die folgenden Angelegenheiten beziehen:
      • Betrug, Bestechung und Korruption;
      • Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht;
      • Nichteinhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung;
      • Schutz vertraulicher Informationen und Insiderhandel;
      • Schutz der Vermögenswerte, Daten und Informationen des Unternehmens;
      • Unzureichende finanzielle oder nicht-finanzielle Buchführung;
      • Interessenkonflikte;
      • Gesundheits- und Arbeitsschutz, Sicherheit und Umweltfragen;
      • Unsachgemäße Verwendung der Ressourcen des Unternehmens;
      • Verstöße gegen unsere Richtlinien zu Geschenken und Bewirtung; oder
      • Jede Art von Diskriminierung - aufgrund von Rasse, Nationalität oder ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, Bildung, Alter, Religion, politischer Einstellung, sexueller Orientierung, persönlichem Status oder Behinderung, jede Art von Belästigung oder Missbrauch.
    • Die Mitarbeiter werden ermutigt, jedes andere Anliegen im Rahmen dieser Whistleblower-Richtlinie zu melden, wenn sie dies für angemessen halten, auch wenn ihr Anliegen nicht oben aufgeführt ist. Die Meldung eines Verdachts auf mögliches Fehlverhalten durch einen Mitarbeiter sollte durch relevante Informationen untermauert werden und in gutem Glauben erfolgen. Ein Mitarbeiter muss nicht sicher sein, dass ein Fehlverhalten stattgefunden hat, um sich zu melden.
  4. KANN ICH JEMANDEN UM RAT FRAGEN?
    • Mitarbeiter können sich bei Verdacht auf mögliches Fehlverhalten an ihren Vorgesetzten wenden. Wenn ein Mitarbeiter keine Antwort findet oder sich einfach nicht an seinen Vorgesetzten wenden kann (z.B. wenn sich der Verdacht auf ihn selbst bezieht), kann er sich an den Group AML Compliance Officer wenden oder den Whistleblowing-Kanal nutzen. Ein Mitarbeiter kann seine Bedenken vertraulich besprechen. Die Kontaktdaten des Group AML Compliance Officer sind im Intranet des Unternehmens zu finden.
  5. WEM SOLLTE ICH BERICHT ERSTATTEN?
    • Die Mitarbeiter werden ermutigt, sich zunächst an ihren Vorgesetzten zu wenden. Wenn dies jedoch aus irgendeinem Grund nicht angemessen ist, sollte der Mitarbeiter sein Anliegen über den Whistleblowing-Kanal vorbringen. Betrifft der Verdacht ein geschäftsführendes Vorstandsmitglied (ein "geschäftsführendes Vorstandsmitglied") oder ein Mitglied des geschäftsführenden Ausschusses der Gesellschaft, das kein geschäftsführendes Vorstandsmitglied ist, sollte der Mitarbeiter dies direkt dem nicht geschäftsführenden Vorstandsmitglied mit dem Titel "Senior Independent Director" (der "Senior Independent Director") melden, dessen Name und Kontaktangaben im Intranet zu finden sind.
  6. WIE KANN ICH MICH MELDEN?
    • Die Mitarbeiter können wählen, ob sie Angelegenheiten schriftlich oder mündlich melden. Bei der Meldung über den Whistleblowing-Kanal haben die Mitarbeiter die folgenden Möglichkeiten:
      • Whistleblowing-Plattform im Intranet verfügbar
      • E-Mail Adresse whistleblowing@ctp.eu
      • Heiße Leitung: +420 607 287 287
      • Mail schreiben: Group AML & Compliance Officer
      • Auf Wunsch der meldenden Person ermöglicht das Whistleblowing-System auch Meldungen in Form von persönlichen Treffen (wenden Sie sich an den Group AML & Compliance Officer).
    • Die Kontaktdaten des Group AML & Compliance Officer sind im Intranet zu finden.
    • Wenn die Mitarbeiter ein Anliegen schriftlich vorbringen, sollten sie bedenken, dass die Person, die den Brief liest, nichts über das Problem weiß. Die Mitarbeiter sollten so viele Details wie möglich angeben. Der Whistleblowing-Kanal ist zwar anonym, aber die Angabe von Namen und Kontaktdaten hilft dabei, bei Bedarf weitere Einzelheiten zu erfahren und die Untersuchung zu verbessern. Ein Mitarbeiter sollte darauf achten, dass sein Anliegen Folgendes enthält:
      • Einzelheiten zu seinem oder ihrem Anliegen - Hintergrund, Geschichte und Grund;
      • alle relevanten Informationen, wie Namen, Daten und Orte; und
      • alle verfügbaren Belegdokumente.
  7. KANN ICH ANONYM BLEIBEN?
    • Das Unternehmen fördert eine offene Kultur und betont, wie wichtig es ist, dass Mitarbeiter Bedenken offen ansprechen, um sie zu bewerten, zu untersuchen und gegebenenfalls zusätzliche Informationen zu sammeln. Wenn ein Mitarbeiter jedoch ernsthafte Bedenken hat, Bedenken offen anzusprechen und anonym bleiben möchte, wird das Unternehmen alle angemessenen Anstrengungen unternehmen, um die Anonymität des Mitarbeiters zu gewährleisten (es sei denn, das Unternehmen ist verpflichtet, eine konkurrierende rechtliche oder behördliche Verpflichtung zu erfüllen). Die Mitarbeiter können sich anonym melden, indem sie den Whistleblowing-Kanal nutzen.
  8. WAS GESCHIEHT, NACHDEM ICH EIN PROBLEM GEMELDET HABE?
    • Das Unternehmen nimmt jede Meldung über den Verdacht eines möglichen Fehlverhaltens ernst. Alle Meldungen, die über den vorgesehenen Kanal eingehen, werden fair, ordnungsgemäß und ohne unnötige Verzögerung bearbeitet.
    • Das Unternehmen beabsichtigt, dem Mitarbeiter mitzuteilen, wie das Unternehmen mit der Meldung umgehen wird, wie der erwartete Zeitrahmen aussieht, wie die Ergebnisse der Untersuchung aussehen und welche Maßnahmen daraufhin getroffen werden. Die Notwendigkeit der Vertraulichkeit und des Schutzes der Privatsphäre sowie andere Erwägungen können jedoch dazu führen, dass das Unternehmen dem Mitarbeiter keine (spezifischen) Einzelheiten über die Untersuchung oder die daraufhin ergriffenen Abhilfemaßnahmen und Disziplinarmaßnahmen mitteilen kann. Alle Informationen, die dem Mitarbeiter über die Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen mitgeteilt werden, sind vertraulich zu behandeln. Das Unternehmen kann das vom Mitarbeiter erwartete oder gewünschte Ergebnis nicht garantieren. Das Unternehmen ist jedoch bestrebt, mit den ernsthaften Bedenken des Mitarbeiters fair und angemessen umzugehen.
  9. WERDEN DIE MELDUNGEN VERTRAULICH BEHANDELT?
    • Das Unternehmen wird jede Meldung vertraulich behandeln, um eine angemessene Untersuchung der Meldung zu ermöglichen und die geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten.
    • Der Name des Mitarbeiters, der eine Meldung in gutem Glauben eingereicht hat, wird nicht an andere innerhalb oder außerhalb des Unternehmens weitergegeben, es sei denn, der Mitarbeiter gibt seine vorherige schriftliche Zustimmung oder das Unternehmen muss einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachkommen. Der Mitarbeiter hat das Recht, seine Zustimmung jederzeit zu verweigern oder zurückzuziehen, und muss vor der Erteilung der Zustimmung über dieses Recht informiert werden.
    • Die erhaltenen Informationen werden nur dann an andere innerhalb oder außerhalb des Unternehmens weitergegeben, wenn und soweit dies erforderlich ist, um den Bericht und die darin aufgeworfenen Fragen angemessen zu behandeln. Auch hier wird der Name des Mitarbeiters nicht offengelegt, es sei denn, der Mitarbeiter hat seine Zustimmung gegeben oder es besteht eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung dazu.
    • Das Unternehmen wird die von einer Meldung betroffene Person in der Regel davon in Kenntnis setzen, dass Bedenken gegen sie geäußert wurden. Das Unternehmen wird diese Benachrichtigung innerhalb einer angemessenen Frist vornehmen und dabei die Interessen der Untersuchung berücksichtigen. Das Unternehmen ergreift alle angemessenen Maßnahmen, um zu verhindern, dass die von einer Meldung betroffene Person die Identität des Mitarbeiters erfährt, der die Meldung eingereicht hat. Sollte sich herausstellen, dass die Meldung nicht in gutem Glauben erfolgt ist, ist das Unternehmen unbeschadet der geltenden Datenschutzgesetze nicht an diese Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden.
  10. WIE WERDE ICH GESCHÜTZT, WENN ICH EIN PROBLEM MELDE?
    • Kein Mitarbeiter, der in gutem Glauben eine Angelegenheit anspricht, die unter diese Richtlinie fällt, wird belästigt, vergolten oder mit anderen nachteiligen (arbeitsrechtlichen) Konsequenzen konfrontiert, wenn er seine Bedenken äußert. Das Unternehmen verpflichtet sich, Whistleblower, die in gutem Glauben eine Meldung machen, vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Alle Whistleblower werden mit Respekt, Würde und Vertraulichkeit behandelt.
  11. KANN ICH BEDENKEN AUSSERHALB DES UNTERNEHMENS MELDEN?
      • Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Bedenken intern melden. Da das Unternehmen in mehreren Rechtsordnungen tätig ist, können unterschiedliche Regeln für außergewöhnliche Umstände gelten, unter denen bestimmte Verdachtsfälle außerhalb des Unternehmens gemeldet werden können. Für weitere Informationen verweisen wir auf Anhang 1 zu dieser Richtlinie.

        Anhang 1 Niederländisches Institut für Whistleblower (Huis voor Klokkenluiders)

        Es gelten besondere niederländische Regeln für außergewöhnliche Umstände, unter denen ein Verdacht, der das öffentliche Interesse (wie unten definiert) berührt, außerhalb des Unternehmens an das Institut für Whistleblower (Huis voor Klokkenluiders).

        "Verdachtsmomente, die das öffentliche Interesse berühren, sollten die folgenden Kriterien erfüllen:

        • Verdachtsmomente, die auf vernünftigen Gründen beruhen, die sich aus Kenntnissen ergeben, die der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit für das Unternehmen erworben hat, oder die sich aus Kenntnissen ergeben, die der Mitarbeiter durch seine Tätigkeit in einem anderen Unternehmen oder einer anderen Organisation erworben hat; und
        • Verdachtsmomente, die das öffentliche Interesse wegen der Verletzung von Gesetzen und Vorschriften oder der Gefährdung der öffentlichen Gesundheit, der Sicherheit von Personen, der Umwelt oder des ordnungsgemäßen Funktionierens eines öffentlichen Dienstes oder eines Unternehmens durch unzulässige Handlungen betreffen).

         

        Eine externe Meldung von Verdachtsfällen, die das öffentliche Interesse berühren, könnte angebracht sein, wenn eine interne Meldung vom Unternehmen nicht angemessen weiterverfolgt wurde oder wenn es dem Mitarbeiter nicht zugemutet werden kann, zunächst eine interne Meldung abzugeben, beispielsweise aufgrund einer gesetzlichen Meldepflicht, einer gegenwärtigen Gefahr, die ein wichtiges und dringendes öffentliches Interesse zur Folge hat, oder einer berechtigten Angst vor Vergeltungsmaßnahmen. Wenn eine externe Meldung gemacht werden muss, sollte dies bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde und in angemessener Weise unter Berücksichtigung der legitimen Interessen aller Beteiligten geschehen. Außer in seltenen Fällen ist eine Meldung an die Presse oder über soziale Medien nicht angemessen oder zulässig.

        In Anbetracht der möglichen schwerwiegenden Folgen einer externen Meldung werden die Mitarbeiter ermutigt, sich beraten zu lassen, bevor sie ein Anliegen außerhalb des Unternehmens melden. Dazu können sie sich an den AML Compliance Officer der Gruppe wenden. In den Niederlanden können sich die Mitarbeiter auch an die Beratungsabteilung (Abmahnungen) des Instituts für Whistleblowers (Huis voor Klokkenluiders).

        In den Fällen, in denen eine externe Meldung gemäß diesem Artikel 11 und Anhang 1 erfolgen könnte, kann ein Arbeitnehmer einen Verdacht, der das öffentliche Interesse berührt, auch der Ermittlungsabteilung melden (afdeling onderzoek) des Institute for Whistleblowers. Weitere Informationen über das Institute for Whistleblowers und seine Verfahren finden Sie auf der Website: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl.

         

         

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