Datenschutzerklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern

1 Allgemeine Bestimmungen

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu respektieren und Ihre persönlichen Daten zu schützen. Diese Datenschutzrichtlinie (die „Datenschutzbestimmungen”) beschreiben, wie die Unternehmen innerhalb der CTP-Gruppe (die „CTP-Gruppe" oder "wir”) verarbeiten und schützen Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess.

In dieser Datenschutzrichtlinie „personenbezogene Daten” bezieht sich auf Informationen, die einen Bewerber und potenzielle Kandidaten für eine Anstellung bei uns identifizieren („Sie" oder der "Kandidat“), die der Kandidat uns im Rahmen seiner Bewerbung (online oder schriftlich) und/oder über alternative Kanäle (z. B. über professionelle Personalvermittler) übermittelt hat.

Diese Datenschutzrichtlinie informiert Sie auch über Ihre Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten und darüber, wie und mit welchen Mitteln Sie diese ausüben können.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzrichtlinie sorgfältig zu lesen.

2 Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

2.1 Identifizierung des Datenverantwortlichen

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist stets das Unternehmen der CTP-Gruppe, das die jeweilige Stellenausschreibung veröffentlicht.

Liste der Datenverantwortlichen:

• CTP Invest, spol. s r.o., Firmen-Identifikationsnummer: 26166453, CTPark Humpolec 1571, 396 01 Humpolec (für Positionen mit Arbeitsort in der Tschechischen Republik);
• CTP Invest SK, spol. s ro., Firmen-Reg. NEIN. 36697109, Laurinská 18, 811 01 Bratislava – Staré Mesto, Slowakische Republik (für Stellen mit Arbeitsort in der Slowakei);
• CTP Invest Germany GmbH, Handelsregister-Nr. HRB 257014 B, Lietzenburger Str. 75, 10719 Berlin, Deutschland (für die Positionen mit Arbeitsort in Deutschland);
• CTP Invest Immobilien GmbH, Firmenbuchnummer FN 528284 p, Mariahilfer Straße 17/4, 1060 Wien, Österreich (für Positionen mit Arbeitsort in Österreich);
• CTP Invest Bukarest SRL, Firmenregister-Nr. 19746002, Dorf Dragomiresti-Deal, Gemeinde Dragomiresti Vale, Gabriela-Straße 1, Gebäude B, Erdgeschoss, Kreis Ilfov, Rumänien (für Positionen mit Arbeitsort in Rumänien);
• CTP Invest EOOD, Firmenregister-Nr. 204087798, 247 Botevgradsko Shose Blvd., Verwaltungsgebäude, 7. Stock, Sofia, Bulgarien (für Positionen mit Arbeitsort in Bulgarien);
• CTP Invest doo Beograd-Novi Beograd, Firmenreg.-Nr. 21287172, Megarska 9, 11070 Belgrad, Serbien (für Positionen mit Arbeitsort in Serbien);
• CTP Management Hungary Kft., Firmen-Reg. NEIN. 1309186380, 2051 Biatorbágy, Verebély László utca 2, Ungarn (für Stellen mit Arbeitsort in Ungarn);
• CTP Invest BV, Apollolaan 151, 1077 AR Amsterdam, Niederlande, und CTP N.V., Apollolaan 151, 1077 AR Amsterdam, Niederlande als gemeinsame Verantwortliche (für Positionen mit Arbeitsort in den Niederlanden);
• CTP Invest Denmark ApS, Firmenreg.-Nr. 45266850, C/O CSC (Dänemark) ApS Sundkrogsgade 21, København Ø 2100 (für Positionen mit Arbeitsort in Dänemark).

2.2 Auftragsverarbeiter

Der Verarbeiter Ihrer personenbezogenen Daten für Unternehmen der CTP-Gruppe ist CTP Invest, spol. s r.o., CTPark Humpolec 1571, 396 01 Humpolec, Firmen-ID-Nr. 26166453.

2.3 Ansprechpartner, Kontaktdaten

Kontaktperson für den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der CTP-Gruppe ist: Ing. Rohia Hakimová, Group AML & Compliance Officer.

Bei Anfragen und/oder Beschwerden bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie können Sie uns per E-Mail kontaktieren: Privacy@ctp.eu.

3 Zweck, Rechtsgrundlage, Umfang und Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Zwecke, Rechtsgrundlagen und Dauer der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung zu den im Folgenden aufgeführten Zwecken.

3.1.1 Für den Zweck des Rekrutierungsprozesses (Besetzung freier Stellen), Verhandlungen über den Abschluss eines Arbeits- oder arbeitsverhältnisähnlichen Verhältnisses.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist in erster Linie unsere berechtigtes Interesse (Artikel 6(1)(f) DSGVO), die es uns ermöglicht, Kandidaten für eine mögliche Anstellung effizient und fair zu identifizieren und zu bewerten. Wir verlassen uns auf diese Grundlage insbesondere bei der Anfangsphasen des Rekrutierungsprozesses (z. B. Sichtung und Auswertung von Bewerbungen), sofern die Verarbeitung für die Verwaltung und Verbesserung unserer Einstellungsverfahren erforderlich ist.

Im spätere Phasen des Rekrutierungsprozesses, sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten in direktem Zusammenhang mit der Aushandlung oder dem Abschluss eines Arbeitsvertrags steht, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen).

Wenn Sie nicht für die Stelle ausgewählt werden und uns nicht Ihre Zustimmung für zukünftige Verträge bezüglich Stellenangeboten erteilen, werden Ihre personenbezogenen Daten für den Zeitraum von nicht länger als sechs (6) Monate nachdem das Einstellungsverfahren für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, abgeschlossen ist. Diese Aufbewahrungsfrist ermöglicht es uns, mögliche Rechtsansprüche im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren zu prüfen, beispielsweise in Bezug auf Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung, und die Transparenz und Fairness des Auswahlverfahrens sicherzustellen. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre personenbezogenen Daten sicher gelöscht, sofern gesetzlich keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

3.1.2 Zum Zweck der Führung einer Bewerberdatenbank und der Kontaktaufnahme mit ihnen bezüglich Stellenangeboten (offenen Stellen) innerhalb der CTP-Gruppe.

Möglicherweise möchten wir Ihre personenbezogenen Daten behalten, um Sie in Zukunft mit Stellenangeboten innerhalb der CTP-Gruppe zu kontaktieren. In solchen Fällen werden wir Sie um Ihre Einwilligung bitten (Artikel 6(1)(a) DSGVO), entweder bevor Sie eine offizielle Bewerbung einreichen oder nachdem Sie diese eingereicht haben. Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig. Die auf diese Weise bereitgestellten personenbezogenen Daten werden für einen Zeitraum von maximal zwei (2) Jahren ab Erteilung der Einwilligung gespeichert.

3.2 Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in folgendem Umfang: die Daten, die Sie während des Einstellungsverfahrens in Ihrem Lebenslauf, ggf. in Ihrem Anschreiben oder in anderer mit dem Einstellungsverfahren in Zusammenhang stehender Kommunikation angeben, insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ausbildung, beruflichen Werdegang, Fähigkeiten und Qualifikationen, Fotos und alle anderen personenbezogenen Daten, die in Ihrem Lebenslauf (CV) enthalten sind oder anderweitig bereitgestellt oder erhalten werden, wie etwa im Rahmen von Hintergrundüberprüfungen von Kandidaten erfasste Daten, z. B. Referenzen.

4 Weitergabe und Übermittlung personenbezogener Daten (Empfänger personenbezogener Daten)

4.1 Empfänger personenbezogener Daten

Bestimmte Kategorien personenbezogener Daten, die mit den oben genannten Methoden erhoben werden, können an Dritte weitergegeben werden, die entweder unabhängige Verantwortliche sind oder für uns bestimmte Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Rekrutierungsprozess erbringen, insbesondere als unsere Verarbeiter:

• Innerhalb der CTP-Gruppe für Zwecke der Personalbeschaffung und Mitarbeitereinstellung;
• Mit Unternehmen, die unsere IT- und HR-Systeme verwalten und IT-Dienste bereitstellen, die für die Verwaltung und Organisation des Rekrutierungsprozesses verwendet werden;
• Mit Unternehmen, die Personalbeschaffungsdienste und Stellenausschreibungen anbieten (in der Regel unabhängige Verantwortliche);
• An Behörden oder sonstige Dritte zur Erfüllung von Verpflichtungen im Rahmen gesetzlicher Vorschriften.

4.2 Auftragsverarbeitungsverträge

Gemäß Artikel 28 der DSGVO stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag durch externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) durch eine schriftliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung geregelt ist.

Diese Vereinbarungen sollen sicherstellen, dass die Auftragsverarbeiter:

• Verarbeiten Sie personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung von uns;
• Implementieren Sie geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen;
• Sicherstellen, dass Personen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugt sind, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
• Unterstützen Sie uns bei der Erfüllung unserer Verpflichtungen im Zusammenhang mit den Rechten der betroffenen Person;
• Unterstützen Sie uns bei der Einhaltung der Datensicherheit, der Meldung von Verstößen und der Datenschutz-Folgenabschätzung.
• Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten nach Beendigung der Verarbeitungstätigkeiten, sofern gesetzlich nichts anderes vorgeschrieben ist.

Um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten mit höchster Sicherheit und in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO behandelt werden, haben wir mit allen relevanten Auftragsverarbeitern entsprechende Vereinbarungen getroffen.

4.3 Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht an Drittländer oder internationale Organisationen.

5 Datensicherheit

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, interne Kontrollen und Informationssicherheitsprozesse in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen und Marktstandards implementiert und unterhalten diese, die den potenziellen Risiken für Sie als betroffene Person entsprechen. Wir berücksichtigen auch den Stand der technologischen Entwicklung, um Ihre personenbezogenen Daten vor versehentlichem Verlust, Zerstörung, Änderung, unbefugter Offenlegung oder Zugriff zu schützen. Zu solchen Maßnahmen können unter anderem geeignete Schritte gehören, um die Rechenschaftspflicht von Mitarbeitern sicherzustellen, die Zugriff auf Ihre Daten haben, Mitarbeiterschulungen, regelmäßige Backups, Datenwiederherstellungsverfahren, Vorfallmanagement, Softwareschutz von Geräten, auf denen personenbezogene Daten gespeichert sind, usw.

6 Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

In Fällen, in denen die Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zur Folge hat, führen wir gemäß Artikel 35 der DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durch.

Der Zweck der DSFA besteht darin, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken zu ergreifen. Eine DSFA wird insbesondere bei der Einführung neuer Technologien, Prozesse oder Systeme durchgeführt, die eine umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten oder eine systematische Überwachung von Personen beinhalten.

Die Datenschutz-Folgenabschätzung umfasst:

• Eine Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge und der Zwecke der Verarbeitung;
• Eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung im Hinblick auf ihren Zweck;
• Eine Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen; und
• Die zur Bewältigung der Risiken vorgesehenen Maßnahmen umfassen Schutzmaßnahmen, Sicherheitsvorkehrungen und Mechanismen zum Schutz personenbezogener Daten und zum Nachweis der Einhaltung der DSGVO.

7 Ihre Rechte als Betroffener

Wenn Sie eines Ihrer Rechte gemäß diesem Abschnitt oder gemäß den geltenden Gesetzen ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter privacy@ctp.eu oder schriftlich an die Adresse der jeweiligen CTP-Einheit – siehe Abschnitt 2.1 oben. Um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, können wir vor der Bearbeitung Ihrer Anfrage zusätzliche Informationen anfordern, um Ihre Identität zu überprüfen.

Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich und spätestens innerhalb eines (1) Monats nach Eingang beantworten. Diese Frist kann bei Bedarf um weitere zwei (2) Monate verlängert werden, wobei die Komplexität und Anzahl der Anfragen zu berücksichtigen ist. In solchen Fällen werden wir Sie innerhalb der ersten einmonatigen Frist über die Verlängerung und die Gründe für die Verzögerung informieren.

Darüber hinaus werden wir jeden Empfänger, dem Ihre Daten übermittelt wurden, gemäß Artikel 4 dieser Datenschutzrichtlinie über die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung entsprechend Ihrem Wunsch informieren, wenn eine solche Mitteilung möglich ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.

7.1 Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und Datenportabilität

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Zudem haben Sie das Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben sowie über weitere personenbezogene Daten, die Sie betreffen (sofern wir Ihre Daten nicht bereits vor Ihrer Anfrage gelöscht haben).

Auf Ihren Wunsch können wir einige Ihrer personenbezogenen Daten (insbesondere die Daten, die wir auf Grundlage der Vertragserfüllung und/oder Ihrer Einwilligung und in automatisierter Weise verarbeiten) direkt an einen von Ihnen in Ihrem Wunsch genannten Dritten (einen anderen Datenverarbeiter) übermitteln, vorausgesetzt, dass ein solcher Wunsch die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigt und technisch machbar ist.

7.2 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung (sofern Sie diese erteilt haben) jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. In diesem Fall löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald dies sinnvoll und möglich ist, spätestens jedoch 30 Tage nach dem Widerruf Ihrer Einwilligung.

Bitte beachten Sie, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

7.3 Korrektur Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten, die wir über Sie verarbeiten.

7.4 Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (zum Beispiel, wenn Sie sich entscheiden, nicht mehr am Rekrutierungsprozess teilzunehmen). Wenn Sie uns mit einer solchen Anfrage kontaktieren, werden wir alle Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, es sei denn, wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen.

Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir zudem alle Ihre personenbezogenen Daten löschen (und die Löschung durch die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter sicherstellen).

7.5 Widerspruch gegen die Verarbeitung

Wenn wir einige Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die weitere Verarbeitung nicht für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen.

7.6 Einschränkung der Verarbeitung

Wenn Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, beispielsweise wenn Sie die Richtigkeit, Rechtmäßigkeit oder Notwendigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, beschränken wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf das erforderliche Minimum (Speicherung) und dürfen sie nur zum Zwecke der Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus anderen eingeschränkten Gründen verarbeiten, die durch geltendes Recht definiert sind. Wenn die Einschränkung der Verarbeitung aufgehoben wird und wir Ihre personenbezogenen Daten weiterhin verarbeiten, werden wir Sie unverzüglich informieren.

7.7 Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Sie haben das Recht, bei der zuständigen lokalen Datenschutzbehörde Beschwerde über unsere Datenverarbeitung einzulegen.

8 Aktualisierungen der Datenschutzrichtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit ändern oder aktualisieren. Alle Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie werden mit der Veröffentlichung der aktualisierten Datenschutzrichtlinie auf unserer Website wirksam. www.ctp.eu.