Zásady ochrany osobních údajů zaměstnanců

1 Obecná ustanovení

Zavazujeme se respektovat vaše soukromí a chránit vaše osobní údaje, což jsou veškeré informace, které vás mohou identifikovat jako jednotlivce. Tyto zásady ochrany osobních údajů zaměstnanců (dále jen "Zásady ochrany osobních údajů") popisuje, jak CTP Invest, spol. s r.o. ("CTP Invest", "Správce údajů" nebo "my") zpracovává a chrání vaše osobní údaje v souvislosti s pracovním poměrem s vámi. V těchto zásadách ochrany osobních údajů se "osobními údaji" rozumí informace, které identifikují osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme, tj. vás nebo vaše rodinné příslušníky, pokud jste nám poskytli jejich osobní údaje.

Tyto zásady ochrany osobních údajů vás také informují o vašich právech týkajících se zpracování osobních údajů a o tom, jak a jakými prostředky je můžete uplatnit.

Doporučujeme vám, abyste se s těmito Zásadami ochrany osobních údajů pečlivě seznámili.

 

2 Správce údajů a kontaktní údaje

2.1 Identifikace správce vašich osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je CTP Invest, spol. s r.o., se sídlem Central Trade Park D1 1571, 396 01 Humpolec, IČ: 261 66 453, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, spisová značka C 15647 (dále jen "CTP Invest").

CTP Invest je součástí skupiny CTP Group (dále jen "Skupina CTP"). Kontaktní údaje a další informace o všech společnostech skupiny CTP naleznete na adrese https://ctp.eu/contact/.

V případě žádostí a/nebo stížností týkajících se těchto zásad ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat e-mailem. Privacy@ctp.eu.

 

3 Účel, právní základ, rozsah a doba zpracování osobních údajů

3.1 Účely a právní důvody zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro plnění našich smluvních nebo zákonných povinností a pro výkon našich oprávněných zájmů nebo na základě vámi uděleného souhlasu pro účely uvedené níže:

3.1.1  Správa pracovního poměru - Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem řízení našich zaměstnanců a jejich pracovní činnosti, včetně hodnocení, kariérního růstu, správy mezd, odměn, prémií a dalších vyplácených částek a jejich přezkumu, organizace školení, správy dovolených, rozhodování o povýšení, převedení na jinou pozici, přemístění, stáží, disciplinárních opatření a ukončení pracovního poměru, organizace služebních cest nebo firemních akcí, zprostředkování komunikace se zaměstnanci, placení daní a povinných odvodů, zajišťování lékařských prohlídek souvisejících s výkonem práce, zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, vedení evidence (včetně záznamů o pracovní neschopnosti, pracovních úrazech a nemocech z povolání) a plnění oznamovací povinnosti, provádění auditů a plnění požadavků kontrolních orgánů nebo jiných orgánů veřejné moci.

Právním základem pro zpracování osobních údajů pro účely správy pracovněprávního vztahu je plnění našich právních povinností jako zaměstnavatele nebo plnění smlouvy uzavřené mezi námi a vámi (například pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, dohody o poskytnutí příspěvku). Výjimečně můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat také pro účely správy pracovního poměru z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů (například pro účely efektivní komunikace s Vámi, vedení interní evidence, plánování a analýzy).

3.1.2  Poskytování dávek - Osobní údaje zpracováváme v souvislosti s poskytováním individuálních výhod zaměstnancům, tj. zejména poskytováním služebních mobilních telefonů a SIM karet.

Právním základem pro takové zpracování osobních údajů je plnění smlouvy uzavřené mezi námi a vámi (např. vaší pracovní smlouvy nebo případně smlouvy o poskytování benefitů) a plnění našich zákonných povinností jako zaměstnavatele. Výjimečně můžeme vaše osobní údaje zpracovávat také z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů (např. pro naši obhajobuse ve všech sporech týkajících se poskytovaných dávek).

3.1.3  Provoz služebních automobilů a jiných dopravních prostředků - Osobní údaje zpracováváme také za účelem zajištění efektivní správy vozového parku a dalších dopravních prostředků (např. soukromých letadel) zaměstnavatele.

Právním základem pro zpracování osobních údajů za účelem provozu služebních vozidel a jiných dopravních prostředků je plnění našich zákonných povinností jako zaměstnavatele (např. vedení evidence jízd, řádné vyúčtování nebo pojistné události) nebo plnění smlouvy mezi vámi a námi (např. smlouvy o provozu vozidla). Vaše osobní údaje zpracováváme také z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů, zejména našeho zájmu na ochraně majetku zaměstnavatele.

3.1.4  Ochrana majetku pomocí kamerových systémů - Záznamy z kamerových systémů můžeme zpracovávat za účelem zajištění ochrany majetku zaměstnanců a zaměstnavatele (např. u vchodu do budovy). V žádném případě nepoužíváme kamerové systémy ke sledování vašeho pracoviště.

Právním základem pro takové zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů.

3.1.5  Zajištění kybernetické bezpečnosti a správy IT - Zpracování osobních údajů se provádí za účelem ochrany našich počítačových sítí a efektivní správy využití IT zdrojů zaměstnavatele.

Právním základem pro takové zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů, zejména zájem na zajištění ochrany majetku a kybernetické bezpečnosti nebo plnění právních povinností.

3.1.6  Obchodní vztahy a komunikace s třetími stranami (zejména se zákazníky, dodavateli a orgány veřejné správy). - Zpracování vašich osobních údajů může být nezbytné pro zajištění našich obchodních vztahů se zákazníky a dodavateli, jakož i pro účely zajištění komunikace s třetími stranami (včetně orgánů veřejné moci).

Právním základem pro takové zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů (například při komunikaci se zákazníky a dodavateli nebo při jednání jménem společnosti, podepisování dokumentů společnosti), plnění smlouvy mezi námi a vámi (zejména vaší pracovní smlouvy) nebo také plnění našich zákonných povinností (zejména při komunikaci s orgány veřejné moci v případech povinného poskytování informací).

3.1.7 Poskytování pojištění a vyřizování pojistných událostí pro zaměstnance - V případě, že zaměstnavateli způsobíte škodu, jste povinni tuto škodu nahradit, nebo pokud jste takovou škodu způsobili, můžeme na základě vaší žádosti zpracovávat vaše osobní údaje za účelem zprostředkování pojištění a/nebo vyřízení pojistné události a související komunikace s příslušnou pojišťovnou, pojišťovacím zprostředkovatelem nebo pojišťovacím makléřem a za účelem efektivní a rychlé likvidace škody.

Totéž platí v případě, že jste utrpěli škodu na pracovišti a požadujete po nás náhradu škody, v takovém případě mohou být vaše osobní údaje předány pojišťovně za účelem náhrady škody a vyřízení souvisejících nároků.

Právním základem pro takové zpracování je především subjekt údajů a výjimečně a v omezeném rozsahu náš oprávněný zájem.

3.1.8  Prezentace zaměstnavatele a dokumentace firemních akcí - Můžeme také požádat o váš souhlas s použitím vašich osobních údajů pro účely naší interní a externí komunikace, organizace akcí pro zaměstnance a marketingové účely společnosti.

Právním základem pro takové zpracování je souhlas subjektu údajů a výjimečně a v omezeném rozsahu náš oprávněný zájem.

3.1.9  Ochrana našich zájmů v případných sporech - V případě potřeby můžeme osobní údaje zpracovávat také pro případné uplatnění, výkon nebo obhajobu našich právních nároků v soudním nebo správním řízení.

Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem.

Doporučujeme vám, abyste se s těmito Zásadami ochrany osobních údajů pečlivě seznámili.

 

3.2 Rozsah zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme v následujícím rozsahu:

3.2.1 Pro účely správa pracovního poměru, zpracováváme:

3.2.1.1  údaje, které nám poskytnete při nástupu do zaměstnání., zejména vaše jméno a příjmení, rodné jméno a všechna další příjmení, titul, rodné číslo. (rodné číslo), datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa, telefonní číslo, e-mail, datum a místo narození, rodinný stav, státní občanství, údaje o občanském průkazu a/nebo údaje týkající se řidičského průkazu, informace týkající se zdravotní pojišťovny. (včetně zahraničních poskytovatelů), případně informace o čistém trestním rejstříku, číslo bankovního účtu, fotografie, údaje o vzdělání, jméno a adresa posledního předchozího zaměstnavatele, zápočtový list z předchozích zaměstnání, identifikační údaje vašich rodinných příslušníků (poskytované za účelem správného výpočtu mzdy, odvodů a srážek);

3.2.1.2  údaje potřebné pro mzdovou a účetní agendu, zejména údaje týkající se mezd, důchodů, srážek ze mzdy, daní, sociálního a zdravotního pojištění v rozsahu požadovaném příslušnými právními předpisy;

3.2.1.3  údaje vyžadované podle imigračních předpisů, zejména údaje z pasu, místo pobytu, údaje týkající se pracovního povolení a/nebo povolení k pobytu;

3.2.1.4  údaje nezbytné pro plnění dalších pracovněprávních povinností., zejména údaje zpracovávané v souvislosti s posuzováním zdravotní způsobilosti, pracovnělékařskými prohlídkami, zajišťováním bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti a povinným školením;

3.2.1.5  údaje o pracovní pozici a o průběhu pracovního poměru., včetně záznamů o docházce;

3.2.1.6  údaje týkající se zdraví. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat výhradně za účelem plnění našich zákonných povinností (např. v souvislosti s vaší zdravotní nezpůsobilostí). - např. osvědčení ZPS, nemoc z povolání nebo pracovní úraz), nebo na základě vašeho výslovného souhlasu, a to pouze v rozsahu povoleném právními předpisy.

3.2.2  Pro účely poskytování dávek, zpracováváme:

3.2.2.1  vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje nezbytné pro vyúčtování a evidenci čerpání dávek., a to služební telefony a SIM karty, v souvislosti s jejich poskytováním vám jako zaměstnanci..

3.2.3  Pro účely provozu služebních automobilů a jiných dopravních prostředků, zpracováváme:

3.2.3.1  lokalizační a telematické údaje o pohybu služebních vozidel, kterými jezdí zaměstnanci během cest., které zaměstnanci neoznačili jako soukromé;

3.2.3.2  informace z karet MOL nebo případně z rovnocenných systémů. (Shell, karty CCS atd.) pokud jde o spotřebu paliva;

3.2.3.3 údaje z lodního deníku pro cesty, které zaměstnanci neoznačili jako soukromé;

3.2.3.4 údaje týkající se vypořádání pojistné události a dopravní přestupky.

3.2.4 Pro účely ochrana majetku prostřednictvím kamerových systémů, zpracováváme záznamy z kamerového systému a vaše záznamy do vstupního systému (kromě evidence docházky).

3.2.5 Pro účely zajištění kybernetické bezpečnosti a správy ITzpracováváme následující informace týkající se využívání IT vybavení zaměstnavatele: technologie přidělené zaměstnanci, přidělené softwarové licence, přidělená IP adresa, přístupová práva, přístupová hesla ke všem pracovním IT nástrojům, informace o velikosti e-mailové schránky a/nebo velikosti odchozích a příchozích e-mailů a vyúčtování telefonních hovorů.

Ve výjimečných případech, pokud je to odůvodněné (za účelem prevence úniku dat, zajištění bezpečnosti sítí), můžeme monitorovat a zpracovávat obsah e-mailové komunikace zaměstnanců. V takových případech bude dotčený zaměstnanec před vyhodnocením e-mailové komunikace řádně informován.

3.2.6 Pro účely obchodní vztahy společnosti a komunikace se třetími stranami., zpracováváme:

3.2.6.1 vaše jméno a příjmení, datum narození, adresu, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozici, zaměstnavatele v rámci skupiny CTP a váš podpis;

3.2.6.2 údaje o předložených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách atd.;

3.2.6.3 pokud nám udělíte souhlas, můžeme také zpracovávat fotografie a videozáznamy, které vás zachycují.

3.2.7 Pro účely prezentace zaměstnavatele a dokumentace firemních akcí., pokud získáme váš souhlas, zpracováváme vaše fotografie a videozáznamy (to se netýká záznamů z kamerových systémů) v některých případech spolu s vaším jménem, příjmením a pracovní pozicí.

3.2.8 Pro účely vyřizování pojistných událostí, zpracováváme, pokud nám k tomu dáte souhlas, tyto údaje: jméno, příjmení, adresu, datum narození, případně další údaje uvedené v pojistné smlouvě.

 

3.3 Doba zpracování

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou a přiměřenou vzhledem k příslušným účelům zpracování, a to po následující dobu:

3.3.1 osobní údaje zpracovávané na právním základě plnění smlouvy uzavřené mezi námi a Vámi jsou uchovávány po dobu trvání příslušné smlouvy (např. pracovní smlouva, dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr, dohoda o mzdě, dohoda o poskytnutí příspěvku, dohoda o provozu vozidla apod.);

3.3.2 osobní údaje zpracovávané na právním základě plnění zákonných povinností jsou uchovávány po dobu vyžadovanou platnými právními předpisy, zejména v oblasti zaměstnanosti, zdravotního a sociálního pojištění, účetnictví, daní a archivace;

3.3.3 osobní údaje zpracovávané na právním základě ochrana našich oprávněných zájmů jsou uchovávány po nezbytně nutnou dobu, která však nepřesáhne dobu tří let od ukončení pracovního poměru (pokud nejsou naše práva uplatněna v rámci soudního nebo správního řízení nebo pokud nejsou naše práva v této době vymáhána), pokud není níže stanovena konkrétní doba zpracování:

3.3.3.1 Lokalizační a telematické údaje o pohybu služebních vozidel a jiných dopravních prostředků na cestách, které zaměstnanci neoznačili jako soukromé, se uchovávají maximálně po dobu jednoho měsíce od jejich shromáždění;

3.3.3.2 údaje nezbytné pro zajištění obchodních vztahů společnosti a komunikace s třetími stranami jsou zpracovávány po dobu trvání vztahu se zákazníkem nebo dodavatelem; pokud jsou vaše údaje zpracovávány také za tímto účelem na základě právního základu plnění právních povinností, pak budou údaje zpracovávány po dobu vyžadovanou platnými právními předpisy; pokud jsou vaše údaje nezbytné pro ochranu našeho oprávněného zájmu spočívajícího ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a uplatnění právních nároků, pak můžeme vaše osobní údaje za tímto účelem uchovávat po dobu trvání promlčecí doby;

3.3.3.3 Záznamy z kamerových systémů se uchovávají maximálně 10 dní od jejich pořízení;

3.3.4 údaje získané na základě předchozího souhlasu (pokud byl tento souhlas udělen dobrovolně) po dobu uvedenou v souhlasu s jejich zpracováním.

 

4 Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)

4.1 Příjemci osobních údajů

Některé kategorie osobních údajů, které shromažďujeme výše uvedenými způsoby, můžeme sdílet s třetími stranami, které poskytují určité služby související se správou a výkonem pracovního poměru, využíváním softwarových prostředků, zpracováním mzdové agendy, poskytováním výhod nebo ochranou našich oprávněných zájmů, a také s dalšími společnostmi v rámci skupiny CTP. Vaše osobní údaje můžeme sdílet zejména:

4.1.1 se subjekty skupiny CTP, které jednají jako nezávislí správci pro účely interní/externí komunikace, vnitřní správy a organizace, marketingu skupiny CTP;

4.1.2 se mzdovými účetními, kteří vystupují jako zpracovatelé pro účely zpracování mzdové agendy;

4.1.3 s poskytovateli zaměstnaneckých výhod, kteří pro účely jejich poskytování vystupují jako zpracovatelé;

4.1.4 s poskytovateli pracovnělékařských služeb, kteří pro účely jejich poskytování vystupují jako nezávislí správci osobních údajů;

4.1.5 s poskytovateli školení a vzdělávacích akcí, kteří pro účely jejich poskytování vystupují jako zpracovatelé;

4.1.6 s provozovateli firemního vozového parku a soukromých letadel, kteří působí jako zpracovatelé;

4.1.7 s poskytovateli karet CCS a kartou Shell jako zpracovateli;

4.1.8 se subjekty spravujícími naše IT a kamerové systémy a poskytujícími IT služby a telematiku využívané při správě pracovního poměru jako zpracovatelé;

4.1.9 s externími právními poradci jednajícími jako nezávislí správci nebo zpracovatelé z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů;

4.1.10 s poskytovateli daňových a auditorských služeb, kteří pro účely jejich poskytování jednají jako nezávislí správci nebo zpracovatelé;

4.1.11 s pojišťovacími makléři nebo pojišťovacími zprostředkovateli jednajícími jako samostatní správci nebo zpracovatelé a s pojišťovnami jednajícími jako samostatní správci za účelem poskytování pojištění;

4.1.12 s orgány veřejné moci nebo jinými třetími stranami, které jednají jako nezávislí správci nebo zpracovatelé, za účelem plnění povinností v souladu s právními předpisy.

 

4.2 Záruky

Se zpracovateli osobních údajů uvedenými v předchozím odstavci jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů (s výjimkou případů, kdy uzavření takové smlouvy není povinné, například při předávání osobních údajů orgánům veřejné moci), které zajišťují přinejmenším stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.

 

5 Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme vhodná technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy zabezpečení informací v souladu s právními požadavky a tržními standardy odpovídajícími možnému ohrožení vás jako subjektu údajů. Zohledňujeme také stav technologického vývoje, abychom ochránili vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Taková opatření mohou mimo jiné zahrnovat přijetí přiměřených opatření k zajištění odpovědnosti příslušných zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou osobní údaje uloženy, atd.

6 Vaše práva jako subjektu údajů

Pokud si přejete uplatnit některá ze svých práv podle tohoto článku nebo podle platných právních předpisů, obraťte se na nás prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v článku 2 výše.

Případně budeme také informovat každého příjemce, kterému byly vaše údaje poskytnuty podle článku 4 těchto Zásad ochrany osobních údajů, o přijatých opatřeních nebo o výmazu vašich osobních údajů nebo o omezení zpracování v souladu s vaší žádostí, pokud je takové oznámení možné a/nebo nevyžaduje nepřiměřené úsilí.

 

6.1 Přístup k vašim osobním údajům a jejich přenositelnost

Máte právo požadovat informace o tom, zda a v jakém rozsahu zpracováváme vaše osobní údaje. Máte také právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, a další osobní údaje, které se vás týkají (pokud jsme vaše údaje před vaší žádostí nevymazali).

Pokud o to požádáte, můžeme některé vaše osobní údaje (konkrétně údaje, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu, a to automatizovaně) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterou uvedete ve své žádosti, pokud taková žádost neovlivní práva a svobody jiných osob a pokud je to technicky proveditelné.

 

6.2 Odvolání souhlasu

Svůj souhlas (pokud jste nám ho udělili) můžete kdykoli odvolat bez udání důvodu. V takovém případě vaše osobní údaje vymažeme, jakmile to bude přiměřené a proveditelné, nejpozději však do 30 dnů od odvolání vašeho souhlasu.

Upozorňujeme, že odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného na základě souhlasu před jeho odvoláním.

 

6.3 Oprava vašich osobních údajů

Podle platných právních předpisů máte právo na opravu svých osobních údajů, které zpracováváme, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.

Kdykoli si můžete vyžádat informace o tom, zda vaše osobní údaje stále zpracováváme, či nikoli.

 

6.4 Vymazání vašich osobních údajů

O vymazání svých osobních údajů můžete kdykoli požádat. Pokud se na nás s takovou žádostí obrátíte, vymažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje nepotřebujeme pro plnění smluvních nebo zákonných povinností.

Dále také vymažeme všechny vaše osobní údaje (a zajistíme jejich vymazání u námi pověřených zpracovatelů), pokud odvoláte svůj souhlas.

 

6.5 Námitky proti zpracování

Pokud zpracováváme některé vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Pokud nebudou z naší strany prokázány významné oprávněné zájmy pro zpracování - které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů - nebo pokud další zpracování nebude nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků, nebudeme vaše osobní údaje dále zpracovávat.

 

6.6 Omezení zpracování

Pokud požádáte o omezení zpracování vašich osobních údajů, např. v případě, že zpochybníte přesnost nebo zákonnost či naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracování vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení) a můžeme je zpracovávat pouze za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z jiných omezených důvodů stanovených platnými právními předpisy. Pokud bude omezení zpracování zrušeno a my budeme vaše osobní údaje nadále zpracovávat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

 

6.7 Stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se námi prováděného zpracování údajů u příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů, tj. v České republice u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; webové stránky: www.uoou.cz.

7 Aktualizace zásad ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času upravit nebo aktualizovat. Veškeré změny těchto Zásad ochrany osobních údajů nabývají účinnosti zveřejněním aktualizovaných Zásad ochrany osobních údajů na adrese ctp.eu.

 

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

    Přihlášením se k odběru našeho newsletteru získáte aktuální informace o nejnovějším vývoji společnosti CTP, poznatcích z oboru a exkluzivních nabídkách. Připojte se k naší komunitě a staňte se součástí budoucnosti průmyslových nemovitostí.

    Vyhledávač nemovitostí

    Doporučené vlastnosti Zobrazit všechny nemovitosti

    Šipka CTP NV €16.04 Ikona CTP NAJÍT VLASTNICTVÍKruhová šipka CTP AR je venku

    Obchodní kontakt

    Ivan Pastier

    Adresa parku

    Bratislava

    Opletalova 87, 841 07 Bratislava - Devínska Nová Ves Slovensko

    Získat nabídku

      Požadavky