1. Úvod
   • Spoločnosť CTP N.V. spolu so spoločnosťami svojej skupiny (ďalej len "spoločnosť") sa zaväzuje vykonávať svoju činnosť vždy v súlade so všetkými platnými zákonmi a predpismi a všetkými kódexmi a zásadami spoločnosti. Preto je dôležité, aby si Spoločnosť bola vedomá všetkých možných porušení, najmä tých, ktoré porušujú platné zákony a predpisy alebo náš kódex správania.
   • Cieľom týchto pravidiel pre oznamovateľov je povzbudiť každého zamestnanca spoločnosti, aby nahlásil akékoľvek podozrenie na pochybenie alebo nezrovnalosť. Tieto zásady stanovujú, čo a ako by sa malo nahlasovať, aký postup sa uplatňuje po podaní oznámenia a ako sú zamestnanci nahlasujúci obavy chránení.
   • Tieto zásady týkajúce sa oznamovateľov pripravilo predstavenstvo spoločnosti ("predstavenstvo") s náležitým ohľadom na zákon o Dome pre oznamovateľov a ustanovenie 2.6.1 holandského kódexu správy a riadenia spoločností o osvedčených postupoch a boli prijaté 29. marca 2021. Tieto zásady pre oznamovateľov a ďalšie materiály o nahlasovaní podozrení z nekalého konania sú zverejnené na webovej stránke Spoločnosti.
2. KTO MÔŽE PODAŤ SPRÁVU?
   • Tieto zásady týkajúce sa oznamovateľov sa vzťahujú na všetkých zamestnancov spoločnosti.
   • "Zamestnanec" v týchto zásadách znamená (a) všetky osoby, ktoré majú alebo mali so spoločnosťou uzavretú pracovnú zmluvu, a (b) všetky osoby, ktoré inak vykonávajú alebo vykonávali prácu pre spoločnosť.
3. NA KTORÉ OBAVY SA VZŤAHUJÚ TIETO ZÁSADY PODÁVANIA SPRÁV?
   • Tieto zásady oznamovania nekalých praktík možno použiť na nahlásenie podozrení z možného nesprávneho konania alebo nezrovnalostí v rámci spoločnosti ("nesprávne konanie"). Tieto obavy sa môžu týkať nasledujúcich záležitostí:
     • Podvody, úplatkárstvo a korupcia;
     • Porušenie práva hospodárskej súťaže;
     • Nesplnenie zákonnej povinnosti;
     • Ochrana dôverných informácií a obchodovanie s dôvernými informáciami;
     • Ochrana majetku, údajov a informácií spoločnosti;
     • nedostatočné vedenie finančných alebo nefinančných záznamov;
     • Konflikt záujmov;
     • Otázky bezpečnosti a ochrany zdravia, bezpečnosti a životného prostredia;
     • Nesprávne využívanie zdrojov spoločnosti;
     • Porušenie našich zásad týkajúcich sa darov a pohostinnosti alebo
     • Akýkoľvek druh diskriminácie - z dôvodu rasy, národnosti alebo etnického pôvodu, pohlavia, vzdelania, veku, náboženstva, politických preferencií, sexuálnej orientácie, osobného postavenia alebo zdravotného postihnutia, akýkoľvek druh obťažovania alebo zneužívania.
   • Zamestnancom sa odporúča, aby prostredníctvom týchto zásad oznamovania upozornili na akékoľvek iné obavy, ak to považujú za vhodné, a to aj v prípade, že ich obavy nie sú uvedené vyššie. Hlásenie Zamestnanca o podozrení z možného Nesprávneho konania by malo byť podložené relevantnými informáciami a podané v dobrej viere. Zamestnanec si nemusí byť istý, že došlo k Nesprávnemu konaniu, aby mohol o tom informovať.
4. MÔŽEM NIEKOHO POŽIADAŤ O RADU?
   • Zamestnanci sa môžu poradiť so svojím nadriadeným o podozreniach z možného porušenia pracovnej disciplíny. Ak Zamestnanec nenájde odpoveď alebo sa jednoducho nemôže poradiť so svojím nadriadeným (napríklad ak sa podozrenie týka jeho osoby), môže sa poradiť s pracovníkom pre dodržiavanie pravidiel AML skupiny alebo využiť kanál na oznamovanie nekalých praktík. Zamestnanec môže o svojich obavách diskutovať dôverne. Kontaktné údaje na pracovníka zodpovedného za dodržiavanie pravidiel AML skupiny nájdete na intranete Spoločnosti.
5. KOMU MÁM PODAŤ SPRÁVU?
   • Zamestnancom sa odporúča, aby záležitosti najprv nahlásili svojmu nadriadenému. Ak to však z akéhokoľvek dôvodu nie je vhodné, zamestnanec by mal svoje obavy oznámiť prostredníctvom kanála na oznamovanie nekalých praktík. Ak sa podozrenie týka výkonného riaditeľa predstavenstva ("výkonný riaditeľ") alebo člena výkonného výboru Spoločnosti, ktorý nie je výkonným riaditeľom, Zamestnanec by mal podať správu priamo nevýkonnému riaditeľovi predstavenstva s titulom "senior independent director" ("senior independent director"), ktorého meno a kontaktné údaje sú uvedené na intranete.
6. AKO MÔŽEM PODAŤ SPRÁVU?
   • Zamestnanci si môžu vybrať, či chcú záležitosti nahlásiť písomne alebo ústne. Pri nahlasovaní prostredníctvom oznamovacieho kanála majú Zamestnanci nasledujúce možnosti:
     • Platforma na oznamovanie nekalých praktík dostupná na intranete
     • E-mailová adresa whistleblowing@ctp.eu
     • Horúca linka: +420 607 287 287
     • Poštová pošta: Group AML & Compliance Officer
     • Na žiadosť oznamujúcej osoby systém Whistleblowing umožňuje aj oznamovanie prostredníctvom fyzických stretnutí (kontaktujte pracovníka pre boj proti praniu špinavých peňazí a dodržiavanie predpisov skupiny).
   • Kontaktné údaje na pracovníka skupiny pre boj proti praniu špinavých peňazí a dodržiavanie predpisov nájdete na intranete.
   • Pri písomnom vyjadrovaní obáv by zamestnanci mali brať do úvahy, že osoba, ktorá ich bude čítať, nebude o danom probléme nič vedieť. Zamestnanci by mali uviesť čo najviac podrobností. Kanál na oznamovanie nekalých praktík je anonymný, avšak uvedenie mena a kontaktných údajov pomôže v prípade potreby získať viac podrobností a zlepšiť vyšetrovanie. Zamestnanec by sa mal uistiť, že jeho problém obsahuje nasledujúce informácie:
     • podrobnosti o jeho alebo jej obave - pozadie, história a dôvod;
     • všetky relevantné informácie, ako sú mená, dátumy a miesta, a
     • akúkoľvek dostupnú podpornú dokumentáciu.
7. MÔŽEM ZOSTAŤ V ANONYMITE?
   • Spoločnosť podporuje otvorenú kultúru a zdôrazňuje dôležitosť toho, aby Zamestnanci otvorene upozorňovali na akékoľvek obavy s cieľom posúdiť, prešetriť a v prípade potreby získať ďalšie informácie. Ak má však Zamestnanec vážne výhrady voči otvorenému vyjadreniu obáv a želá si zostať v anonymite, Spoločnosť vynaloží všetko primerané úsilie na zabezpečenie anonymity Zamestnanca (pokiaľ Spoločnosť nie je povinná dodržiavať konkurenčné právne alebo regulačné povinnosti). Zamestnanci môžu podať anonymné hlásenie prostredníctvom kanála na oznamovanie nekalých praktík.
8. ČO SA STANE PO NAHLÁSENÍ OBAVY?
   • Spoločnosť berie každé hlásenie o podozrení z možného nevhodného správania vážne. Všetky oznámenia doručené prostredníctvom určeného kanála budú riešené spravodlivo, riadne a bez zbytočného odkladu.
   • Spoločnosť má v úmysle poskytnúť zamestnancovi informáciu o tom, ako sa bude zaoberať správou, o očakávanom časovom rámci, o výsledkoch vyšetrovania a o všetkých opatreniach prijatých v reakcii naň. Potreba zachovania dôvernosti a súkromia a iné dôvody však môžu zabrániť tomu, aby Spoločnosť mohla poskytnúť Zamestnancovi (konkrétne) podrobnosti týkajúce sa vyšetrovania alebo akýchkoľvek nápravných a disciplinárnych opatrení prijatých v jeho dôsledku. Všetky informácie o vyšetrovaní a prijatých opatreniach poskytnuté Zamestnancovi musia byť považované za dôverné. Spoločnosť nemôže zaručiť výsledok očakávaný alebo želaný Zamestnancom. Spoločnosť sa však zaväzuje riešiť skutočné obavy Zamestnanca spravodlivo a primerane.
9. BUDE SA S HLÁSENIAMI ZAOBCHÁDZAŤ DÔVERNE?
   • Spoločnosť bude s každou správou zaobchádzať dôverne, aby umožnila primerané vyšetrenie správy a dodržala platné zákony o ochrane osobných údajov.
   • Meno Zamestnanca, ktorý v dobrej viere podal hlásenie, nebude zverejnené iným osobám v rámci Spoločnosti ani mimo nej, pokiaľ Zamestnanec nedá predchádzajúci písomný súhlas alebo pokiaľ Spoločnosť nie je povinná splniť zákonnú alebo regulačnú povinnosť. Zamestnanec má právo kedykoľvek odmietnuť alebo odvolať svoj súhlas a pred udelením súhlasu musí byť o tomto práve informovaný.
   • Získané informácie budú poskytnuté iným osobám v rámci spoločnosti alebo mimo nej len vtedy, ak je to potrebné na náležité riešenie správy a otázok v nej uvedených. Meno zamestnanca sa opäť nezverejní, pokiaľ s tým zamestnanec nesúhlasí alebo pokiaľ na to neexistuje zákonná alebo regulačná povinnosť.
   • Spoločnosť spravidla oznámi osobe, ktorej sa správa týka, že v súvislosti s ňou boli vznesené obavy. Spoločnosť toto oznámenie vykoná v primeranej lehote a zohľadní záujmy vyšetrovania. Spoločnosť prijme všetky primerané opatrenia, aby zabránila osobe, ktorej sa oznámenie týka, dozvedieť sa totožnosť Zamestnanca, ktorý oznámenie podal. ak sa ukáže, že oznámenie nebolo podané v dobrej viere, Spoločnosť nie je viazaná týmito záväzkami mlčanlivosti bez toho, aby boli dotknuté platné zákony o ochrane osobných údajov.
10. AKO BUDEM CHRÁNENÝ, AK NAHLÁSIM OBAVY?
    • Žiadny zamestnanec, ktorý v dobrej viere vznesie obavu týkajúcu sa záležitostí, na ktoré sa vzťahujú tieto zásady, nebude v dôsledku vznesenia obavy vystavený obťažovaniu, odvetným opatreniam alebo akýmkoľvek iným nepriaznivým (pracovnoprávnym) dôsledkom. Spoločnosť sa zaväzuje chrániť oznamovateľov, ktorí v dobrej viere podávajú oznámenia, pred odvetnými opatreniami. So všetkými oznamovateľmi sa bude zaobchádzať s rešpektom, dôstojnosťou a dôvernosťou.
11. MÔŽEM NAHLÁSIŤ OBAVY MIMO SPOLOČNOSTI?
    • • Od zamestnancov sa očakáva, že svoje obavy nahlásia interne. Keďže spoločnosť pôsobí vo viacerých jurisdikciách, môžu sa uplatňovať rôzne pravidlá týkajúce sa výnimočných okolností, za ktorých možno určité špecifické podozrenia nahlásiť mimo spoločnosti. Viac informácií nájdete v prílohe 1 k týmto zásadám.

Príloha 1 Holandský inštitút pre informátorov (Huis voor Klokkenluiders)

Osobitné holandské pravidlá sa vzťahujú na výnimočné okolnosti, za ktorých možno podozrenia týkajúce sa verejného záujmu (ako je definované nižšie) nahlásiť mimo spoločnosti Inštitútu pre oznamovateľov nekalých praktík (Huis voor Klokkenluiders).

"Podozrenia týkajúce sa verejného záujmu" by mali spĺňať tieto kritériá:

• podozrenia, ktoré sú založené na rozumných dôvodoch, vyplývajúcich z poznatkov získaných Zamestnancom pri práci pre Spoločnosť alebo vyplývajúcich z poznatkov získaných Zamestnancom pri pracovných činnostiach v rámci inej spoločnosti alebo organizácie, a
• podozrenia, ktoré sa týkajú verejného záujmu z dôvodu porušenia zákonov a predpisov alebo ohrozenia verejného zdravia, bezpečnosti osôb, životného prostredia alebo riadneho fungovania verejnej služby alebo spoločnosti v dôsledku nesprávneho konania).

Externé nahlásenie podozrení týkajúcich sa verejného záujmu by mohlo byť vhodné, ak spoločnosť primerane nepostupovala v nadväznosti na interné hlásenie alebo ak od zamestnanca nemožno rozumne požadovať, aby najprv podal interné hlásenie, napríklad z dôvodu zákonnej oznamovacej povinnosti, aktuálneho nebezpečenstva, ktoré má za následok dôležitý a naliehavý verejný záujem, alebo oprávnenej obavy z odvetných opatrení. Ak sa má podať externé hlásenie, malo by sa podať príslušnému regulačnému orgánu a vhodným spôsobom s prihliadnutím na oprávnené záujmy všetkých zúčastnených. S výnimkou zriedkavých okolností nebude vhodné ani prípustné oznamovať záležitosti tlači alebo na sociálnych sieťach.

Vzhľadom na možné závažné dôsledky externého nahlásenia sa zamestnancom odporúča, aby sa pred nahlásením akýchkoľvek obáv mimo spoločnosti poradili. Môžu tak urobiť u pracovníka pre dodržiavanie pravidiel AML skupiny. V Holandsku sa Zamestnanci môžu poradiť aj s poradenským oddelením (inzeráty na reklamné predmety) Inštitútu pre oznamovateľov protispoločenskej činnosti (Huis voor Klokkenluiders).

Okrem toho v prípadoch, keď by sa mohlo podať externé oznámenie podľa tohto článku 11 a prílohy 1, môže zamestnanec oznámiť podozrenie týkajúce sa verejného záujmu vyšetrovaciemu oddeleniu (afdeling onderzoek) Inštitútu pre oznamovateľov protispoločenskej činnosti. Viac informácií o Inštitúte pre oznamovateľov protispoločenskej činnosti a jeho postupoch nájdete na webovej stránke: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl.