Zásady ochrany osobních údajů pro zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání

1 Obecná ustanovení

Zavazujeme se respektovat vaše soukromí a chránit vaše osobní údaje. Tyto Zásady ochrany osobních údajů („Zásady ochrany osobních údajů“) popisují, jak společnosti v rámci skupiny CTP (dále jen „Skupina CTP" nebo "my“) zpracovávat a chránit vaše osobní údaje v souvislosti s náborovým procesem.

V těchto Zásadách ochrany osobních údajů „osobní údaje“ označuje informace, které identifikují uchazeče o zaměstnání a potenciální uchazeče o zaměstnání u nás (“vy" nebo "kandidát“), které nám uchazeč poskytl v rámci své žádosti o zaměstnání (online nebo písemně) a/nebo prostřednictvím alternativních kanálů (např. prostřednictvím profesionálních personálních agentur).

Tyto Zásady ochrany osobních údajů vás také informují o vašich právech týkajících se zpracování osobních údajů a o tom, jak a jakými prostředky je můžete uplatnit.

Doporučujeme, abyste si pozorně přečetli tyto Zásady ochrany osobních údajů.

2 Správce údajů a zpracovatel

2.1 Identifikace Správce údajů

Správcem Vašich osobních údajů je vždy společnost ze skupiny CTP, která konkrétní pracovní pozici inzeruje.

Seznam správců údajů:

• CTP Invest, spol. s r.o., IČO: 26166453, CTPark Humpolec 1571, 396 01 Humpolec (na pozice s místem výkonu práce v ČR);
• CTP Invest SK, spol. s ro., reg. žádný. 36697109, Laurinská 18, 811 01 Bratislava – Staré Mesto, Slovenská republika (na pozice s místem výkonu práce na Slovensku);
• CTP Invest Germany GmbH, reg. žádný. HRB 257014 B, Lietzenburger Str. 75, 10719 Berlín, Německo (pro pozice s místem výkonu práce v Německu);
• CTP Invest Immobilien GmbH, reg. žádný. FN 528284 p, Mariahilfer Strasse 17/4, 1060 Vídeň, Rakousko (pro pozice s místem výkonu práce v Rakousku);
• CTP Invest Bucharest SRL, reg. žádný. 19746002, vesnice Dragomiresti-Deal, obec Dragomiresti Vale, ul. Gabriela 1, budova B, přízemí, okres Ilfov, Rumunsko (pro pozice s místem výkonu práce v Rumunsku);
• CTP Invest EOOD, reg. žádný. 204087798, 247 Botevgradsko Shose Blvd., Administrativní budova, 7. patro, Sofie, Bulharsko (pro pozice s místem výkonu práce v Bulharsku);
• CTP Invest doo Beograd-Novi Beograd, reg. žádný. 21287172, Megarska 9, 11070 Bělehrad, Srbsko (na pozice s místem výkonu práce v Srbsku);
• CTP Management Hungary Kft., reg. žádný. 1309186380, 2051 Biatorbágy, Verebély László utca 2, Maďarsko (na pozice s místem výkonu práce v Maďarsku);
• CTP Invest BV, Apollolaan 151, 1077 AR Amsterdam, Nizozemsko a CTP N.V., Apollolaan 151, 1077 AR Amsterdam, Nizozemsko jako společní kontroloři (pro pozice s místem výkonu práce v Nizozemsku);
• CTP Invest Denmark ApS, reg. žádný. 45266850, C/O CSC (Dánsko) ApS Sundkrogsgade 21, København Ø 2100 (pro pozice s místem výkonu práce v Dánsku).

2.2 Procesor

Zpracovatelem Vašich osobních údajů pro společnosti v rámci skupiny CTP je CTP Invest, spol. s r.o., CTPark Humpolec 1571, 396 01 Humpolec, IČ. 26166453.

2.3 Kontaktní osoba, kontaktní údaje

Kontaktní osobou pro ochranu osobních údajů v rámci CTP Group je: Ing. Rohia Hakimová, Group AML & Compliance Officer.

V případě požadavků a/nebo stížností týkajících se těchto Zásad ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat prostřednictvím e-mailu: Privacy@ctp.eu.

3 Účel, právní základ, rozsah a doba zpracování osobních údajů

3.1 Účely, právní základ a doba zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro splnění našich smluvních nebo zákonných povinností nebo na základě vašeho souhlasu pro účely uvedené níže.

3.1.1 Pro účely Procesu náboru (obsazování volných míst), vyjednávání o uzavření pracovního nebo obdobného vztahu.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů během náborového procesu je především náš oprávněný zájem (článek 6(1)(f) GDPR), který nám umožňuje efektivně a spravedlivě identifikovat a hodnotit kandidáty na potenciální zaměstnání. Na tento základ se opíráme zejména v počáteční fáze náborového procesu (např. prověřování a hodnocení žádostí), kde je zpracování nezbytné pro řízení a zlepšování našich náborových postupů.

V pozdějších fázích náborového procesu, kde zpracování osobních údajů přímo souvisí se sjednáním nebo uzavřením pracovní smlouvy, spoléháme na čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (zpracování nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro provedení kroků na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy).

Pokud nebudete na danou pozici vybráni a pokud nám neposkytnete souhlas k uzavření budoucí smlouvy o pracovních příležitostech, budou vaše osobní údaje uchovávány po dobu ne déle než šest (6) měsíců po ukončení náborového řízení na pozici, o kterou jste se ucházeli. Tato doba uchovávání nám umožňuje řešit potenciální právní nároky související s náborovým procesem, jako jsou ty, které se týkají rovného zacházení a nediskriminace, a zajistit transparentnost a spravedlnost výběrového řízení. Po uplynutí této doby budou vaše osobní údaje bezpečně vymazány, pokud zákon nevyžaduje další uchovávání.

3.1.2 Za účelem vedení evidence uchazečů o zaměstnání a jejich kontaktování ohledně pracovních příležitostí (volných míst) v rámci CTP Group.

Vaše osobní údaje si můžeme ponechat, abychom vás mohli v budoucnu kontaktovat s nabídkami práce v rámci CTP Group. V takových případech vás požádáme o souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), a to buď před odesláním oficiální žádosti, nebo po jejím odeslání. Poskytnutí souhlasu je dobrovolné. Takto poskytnuté osobní údaje budou uchovávány nejdéle po dobu dvou (2) let od udělení souhlasu.

3.2 Rozsah zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme v následujícím rozsahu: údaje, které poskytnete během náborového procesu ve svém životopise, případně v průvodním dopise, nebo v jiné komunikaci související s náborovým procesem, mimo jiné včetně jména a příjmení, adresy, e-mailové adresy, telefonního čísla, vzdělání, pracovní historie, dovedností a kvalifikací, fotografií a jakýchkoli dalších osobních údajů obsažených ve vašem životopise (CV) nebo jinak poskytnutých či získaných, např. referencí, referencí kandidátů.

4 Sdílení a přenos osobních údajů (příjemci osobních údajů)

4.1 Příjemci osobních údajů

Některé kategorie osobních údajů shromážděné prostřednictvím výše uvedených metod mohou být sdíleny s třetími stranami, které jsou buď nezávislými správci, nebo nám poskytují konkrétní služby související s náborovým procesem, zejména jako naši zpracovatelé:

• V rámci skupiny CTP pro účely náboru a najímání zaměstnanců;
• Se subjekty spravujícími naše IT a HR systémy a poskytujícími IT služby sloužící k administraci a organizaci náborového procesu;
• Se subjekty poskytujícími náborové služby a pracovní inzeráty (obvykle nezávislí správci);
• S orgány veřejné moci nebo jinými třetími osobami za účelem plnění povinností v souladu s právními předpisy.

4.2 Smlouvy o zpracování údajů

V souladu s článkem 28 GDPR zajišťujeme, že když jsou osobní údaje zpracovávány naším jménem poskytovateli služeb třetích stran (zpracovateli údajů), řídí se takové zpracování písemnou smlouvou o zpracování údajů.

Tyto smlouvy jsou navrženy tak, aby zajistily, že zpracovatelé:

• Zpracovávat osobní údaje pouze na základě zdokumentovaných pokynů od nás;
• Zavést vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření;
• Zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly zavázány k mlčenlivosti;
• Pomáhat nám při plnění našich povinností souvisejících s právy subjektu údajů;
• Podpořte nás při zajišťování souladu se zabezpečením údajů, oznámením o narušení a posouzením dopadu na ochranu údajů;
• Vraťte nebo vymažte osobní údaje po ukončení činností zpracování, pokud zákon nevyžaduje jinak.

Takové smlouvy jsme uzavřeli se všemi příslušnými zpracovateli, abychom zaručili, že s vašimi osobními údaji bude nakládáno s nejvyšší úrovní zabezpečení a v souladu s požadavky GDPR.

4.3 Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci

Vaše osobní údaje nepředáváme do třetích zemí ani mezinárodní organizaci.

5 Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme vhodná technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy informační bezpečnosti v souladu s právními požadavky a tržními standardy odpovídajícími potenciálním rizikům pro vás jako subjekt údajů. Bereme také v úvahu stav technologického vývoje, abychom chránili vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnou, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Taková opatření mohou mimo jiné zahrnovat přijetí vhodných kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy obnovy dat, správu incidentů, softwarovou ochranu zařízení, kde jsou osobní údaje uloženy atd.

6 Posouzení dopadu na ochranu osobních údajů (DPIA)

V případech, kdy je pravděpodobné, že zpracování osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody subjektů údajů, provedeme posouzení dopadu na ochranu osobních údajů (DPIA) v souladu s článkem 35 GDPR.

Účelem DPIA je identifikovat potenciální rizika spojená s činnostmi zpracování osobních údajů a zavést vhodná opatření ke zmírnění těchto rizik. DPIA bude prováděna zejména při zavádění nových technologií, procesů nebo systémů, které zahrnují rozsáhlé zpracování citlivých dat nebo systematické sledování osob.

DPIA bude zahrnovat:

• Popis operací zpracování a účelů zpracování;
• Posouzení nezbytnosti a přiměřenosti zpracování ve vztahu k jeho účelu;
• Vyhodnocení rizik pro práva a svobody subjektů údajů; a
• Předpokládaná opatření k řešení rizik, včetně záruk, bezpečnostních opatření a mechanismů k zajištění ochrany osobních údajů a prokázání souladu s GDPR.

7 Vaše práva jako subjektu údajů

Pokud si přejete uplatnit některá ze svých práv podle tohoto oddílu nebo podle platných zákonů, kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu na adrese privacy@ctp.eu nebo písemně na adresu příslušného subjektu CTP – viz bod 2.1 výše. Abychom zajistili ochranu vašich osobních údajů, můžeme si před zpracováním vaší žádosti vyžádat dodatečné informace k ověření vaší identity.

Na vaši žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho (1) měsíce od data přijetí. Tato lhůta může být v případě potřeby prodloužena o další dva (2) měsíce s ohledem na složitost a počet žádostí. V takových případech vás budeme informovat o prodloužení a důvodech prodlení během počátečního měsíčního období.

Každého příjemce, kterému byly vaše údaje poskytnuty, jak je uvedeno v článku 4 těchto Zásad ochrany osobních údajů, budeme také informovat o přijatých opatřeních nebo o vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaší žádostí, pokud je takové oznámení možné a nevyžaduje nepřiměřené úsilí.

7.1 Přístup k vašim osobním údajům a přenositelnost údajů

Máte právo požadovat informaci o tom, zda a v jakém rozsahu zpracováváme vaše osobní údaje. Máte také právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, a další osobní údaje, které se vás týkají (pokud jsme vaše údaje před vaší žádostí nevymazali).

Pokud o to požádáte, můžeme některé vaše osobní údaje (konkrétně údaje, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu a automatizovaně) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, za předpokladu, že takový požadavek nebude mít vliv na práva a svobody jiných osob a bude technicky proveditelný.

7.2 Odvolání souhlasu

Svůj souhlas (pokud jste jej poskytli) můžete kdykoli bez udání důvodu odvolat. V takovém případě vaše osobní údaje vymažeme, jakmile to bude přiměřené a proveditelné, nejpozději však do 30 dnů od odvolání vašeho souhlasu.

Vezměte prosím na vědomí, že odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování prováděného na základě souhlasu před jeho odvoláním.

7.3 Oprava Vašich osobních údajů

Máte právo na opravu jakýchkoli nepřesných nebo neúplných osobních údajů, které o vás zpracováváme.

7.4 Výmaz Vašich osobních údajů

Kdykoli můžete požádat o vymazání svých osobních údajů (například pokud se rozhodnete nepokračovat v náborovém procesu). Pokud se na nás s takovou žádostí obrátíte, bez zbytečného odkladu vymažeme všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje nepotřebujeme ke splnění smluvních nebo zákonných povinností.

Pokud odvoláte svůj souhlas, vymažeme také všechny vaše osobní údaje (a zajistíme, aby byly vymazány zpracovateli, které jsme najímali).

7.5 Námitka proti zpracování

Pokud některé vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud nemůžeme prokázat závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud další zpracování není nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat.

7.6 Omezení zpracování

Požádáte-li o omezení zpracování svých osobních údajů, například zpochybníte správnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracování vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení) a můžeme je zpracovávat pouze pro účely určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z jiných omezených důvodů stanovených platnými právními předpisy. Pokud bude omezení zpracování zrušeno a my budeme pokračovat ve zpracování vašich osobních údajů, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

7.7 Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracování údajů u příslušného místního úřadu pro ochranu údajů.

8 Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času upravit nebo aktualizovat. Jakékoli změny těchto Zásad ochrany osobních údajů vstoupí v platnost zveřejněním aktualizovaných Zásad ochrany osobních údajů na našich webových stránkách www.ctp.eu.