1. Úvod
   • Společnost CTP N.V. spolu se společnostmi ze své skupiny (dále jen "Společnost") se zavazuje, že bude vždy podnikat v souladu se všemi platnými zákony a předpisy a všemi kodexy a zásadami Společnosti. Proto je důležité, aby si Společnost byla vědoma všech možných porušení, zejména těch, která porušují platné zákony a předpisy nebo náš kodex chování.
   • Cílem těchto zásad pro oznamovatele je povzbudit všechny zaměstnance společnosti, aby nahlásili jakékoli podezření na nesprávné jednání nebo nesrovnalost. Tyto zásady stanoví, jaké záležitosti a jakým způsobem by měly být nahlášeny, jaký postup se použije po podání oznámení a jak jsou zaměstnanci, kteří nahlásí obavy, chráněni.
   • Tyto zásady pro oznamovatele připravilo představenstvo Společnosti ("představenstvo") s náležitým ohledem na zákon o Domě pro oznamovatele a ustanovení 2.6.1 nizozemského Kodexu správy a řízení společností o osvědčených postupech a byly přijaty dne 29. března 2021. Tyto zásady pro whistleblowery a další materiály o oznamování podezření na nesprávné jednání jsou zveřejněny na internetových stránkách Společnosti.
2. KDO MŮŽE PODAT ZPRÁVU?
   • Tyto zásady pro oznamovatele se vztahují na všechny zaměstnance společnosti.
   • "Zaměstnancem" se v těchto zásadách rozumí (a) všechny osoby, které mají nebo měly se společností uzavřenou pracovní smlouvu, a (b) všechny osoby, které jinak vykonávají nebo vykonávaly práci pro společnost.
3. NA KTERÉ OBAVY SE VZTAHUJE TATO POLITIKA PODÁVÁNÍ ZPRÁV?
   • Tyto zásady pro oznamovatele mohou být použity k nahlášení podezření na možné pochybení nebo nesrovnalosti ve společnosti ("pochybení"). Tyto obavy se mohou týkat následujících záležitostí:
     • Podvody, úplatkářství a korupce;
     • Porušení práva hospodářské soutěže;
     • Nesplnění zákonné povinnosti;
     • Ochrana důvěrných informací a obchodování zasvěcených osob;
     • Ochrana majetku, dat a informací společnosti;
     • Nedostatečné vedení finančních nebo nefinančních záznamů;
     • Střety zájmů;
     • Otázky bezpečnosti a ochrany zdraví, bezpečnosti a životního prostředí;
     • Nesprávné využívání zdrojů společnosti;
     • Porušení našich zásad týkajících se darů a pohostinnosti nebo
     • Jakýkoli druh diskriminace - z důvodu rasy, národnosti nebo etnického původu, pohlaví, vzdělání, věku, náboženství, politických preferencí, sexuální orientace, osobního stavu nebo zdravotního postižení, jakýkoli druh obtěžování nebo zneužívání.
   • Zaměstnanci jsou vyzýváni, aby prostřednictvím těchto zásad pro oznamovatele upozorňovali na jakékoli jiné obavy, pokud to považují za vhodné, a to i v případě, že jejich obavy nejsou uvedeny výše. Oznámení zaměstnance o podezření na možné nesprávné jednání by mělo být podloženo relevantními informacemi a podáno v dobré víře. Zaměstnanec si nemusí být jistý, že došlo k nesprávnému úřednímu postupu, aby o tom mohl informovat.
4. MOHU NĚKOHO POŽÁDAT O RADU?
   • Zaměstnanci mohou konzultovat podezření na možné pochybení se svým nadřízeným. Pokud Zaměstnanec nenajde odpověď nebo se prostě nemůže poradit se svým nadřízeným (například pokud se podezření týká jeho osoby), může se obrátit na pracovníka pro dodržování předpisů v oblasti praní peněz ve skupině nebo využít kanál pro oznamování nekalých praktik (whistleblowing). Zaměstnanec může své obavy projednat důvěrně. Kontaktní údaje na pracovníka pro dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz ve skupině jsou k dispozici na intranetu Společnosti.
5. KOMU SE MÁM HLÁSIT?
   • Zaměstnancům se doporučuje, aby záležitosti nejprve nahlásili svému nadřízenému. Pokud to však z jakéhokoli důvodu není vhodné, měl by zaměstnanec oznámit své obavy prostřednictvím kanálu pro oznamování nekalých praktik. Pokud se podezření týká výkonného ředitele představenstva ("výkonný ředitel") nebo člena výkonného výboru Společnosti, který není výkonným ředitelem, měl by Zaměstnanec podat zprávu přímo nevýkonnému řediteli představenstva s titulem "senior independent director" ("senior independent director"), jehož jméno a kontaktní údaje jsou uvedeny na intranetu.
6. JAK MOHU PODAT ZPRÁVU?
   • Zaměstnanci se mohou rozhodnout, zda budou záležitosti hlásit písemně nebo ústně. Při oznamování prostřednictvím kanálu pro oznamování mají Zaměstnanci následující možnosti:
     • Platforma pro whistleblowing dostupná na intranetu
     • E-mailová adresa whistleblowing@ctp.eu
     • Horká linka: +420 607 287 287
     • Poštovní pošta: Group AML & Compliance Officer
     • Na žádost oznamující osoby umožňuje systém Whistleblowing také oznamování prostřednictvím fyzických schůzek (kontaktujte pracovníka pro boj proti praní špinavých peněz a compliance skupiny).
   • Kontaktní údaje na pracovníka pro boj proti praní špinavých peněz a dodržování předpisů skupiny jsou k dispozici na intranetu.
   • Při písemném sdělování obav by zaměstnanci měli brát v úvahu, že osoba, která je bude číst, nebude o problému nic vědět. Zaměstnanci by měli uvést co nejvíce podrobností. Kanál pro oznamování je anonymní, nicméně uvedení jména a kontaktních údajů pomůže v případě potřeby získat více podrobností a zlepšit vyšetřování. Zaměstnanec by se měl ujistit, že jeho podnět obsahuje následující informace:
     • podrobnosti o jeho zájmu - pozadí, historii a důvod;
     • všechny důležité informace, jako jsou jména, data a místa, a
     • veškerou dostupnou podpůrnou dokumentaci.
7. MOHU ZŮSTAT V ANONYMITĚ?
   • Společnost podporuje otevřenou kulturu a zdůrazňuje, že je důležité, aby Zaměstnanci otevřeně vznášeli jakékoli obavy, aby bylo možné je posoudit, prošetřit a případně shromáždit další informace. Pokud však má Zaměstnanec vážné výhrady k otevřenému vznesení obav a přeje si zůstat v anonymitě, Společnost vynaloží veškeré přiměřené úsilí, aby zajistila anonymitu Zaměstnance (pokud Společnost není povinna dodržet konkurenční právní nebo regulační povinnost). Zaměstnanci mohou podávat anonymní oznámení prostřednictvím kanálu pro oznamování problémů.
8. CO SE STANE PO NAHLÁŠENÍ PROBLÉMU?
   • Společnost bere vážně každé oznámení o podezření na možné pochybení. Všechna oznámení doručená určeným kanálem budou vyřízena spravedlivě, řádně a bez zbytečného odkladu.
   • Společnost má v úmyslu poskytnout zaměstnanci informace o tom, jak se bude hlášením zabývat, o předpokládaném časovém rámci, výsledcích šetření a případných opatřeních přijatých v reakci na ně. Potřeba zachování důvěrnosti a soukromí a další důvody však mohou zabránit tomu, aby Společnost mohla Zaměstnanci sdělit (konkrétní) podrobnosti týkající se vyšetřování nebo jakýchkoli nápravných a disciplinárních opatření přijatých v jeho důsledku. Veškeré informace sdělené Zaměstnanci o vyšetřování a přijatých opatřeních musí být považovány za důvěrné. Společnost nemůže zaručit výsledek, který Zaměstnanec očekává nebo si přeje. Společnost se však zavazuje řešit skutečné obavy Zaměstnance spravedlivě a vhodně.
9. BUDE S HLÁŠENÍMI ZACHÁZENO DŮVĚRNĚ?
   • Společnost bude s jakýmkoli hlášením zacházet důvěrně, aby umožnila odpovídající prošetření hlášení a dodržela platné zákony o ochraně osobních údajů.
   • Jméno Zaměstnance, který podal hlášení v dobré víře, nebude sděleno jiným osobám v rámci Společnosti ani mimo ni, pokud k tomu Zaměstnanec nedá předchozí písemný souhlas nebo pokud Společnost není povinna splnit zákonnou nebo regulační povinnost. Zaměstnanec je oprávněn svůj souhlas kdykoli odmítnout nebo odvolat a před udělením souhlasu musí být o tomto právu informován.
   • Získané informace budou sdíleny s dalšími osobami v rámci společnosti nebo mimo ni pouze v případě, že to bude nutné k řádnému vyřízení zprávy a otázek v ní uvedených. Jméno zaměstnance nebude opět zveřejněno, pokud k tomu zaměstnanec nedal souhlas nebo pokud k tomu neexistuje zákonná nebo regulační povinnost.
   • Společnost zpravidla oznámí osobě, které se oznámení týká, že v souvislosti s ní byly vzneseny obavy. Společnost toto oznámení učiní v přiměřené lhůtě a zohlední zájmy vyšetřování. Společnost přijme veškerá přiměřená opatření, aby zabránila tomu, že se osoba, jíž se oznámení týká, dozví totožnost Zaměstnance, který oznámení podal. pokud se ukáže, že oznámení nebylo podáno v dobré víře, není Společnost těmito závazky mlčenlivosti vázána, aniž by tím byly dotčeny platné právní předpisy o ochraně osobních údajů.
10. JAK BUDU CHRÁNĚN/A, KDYŽ NAHLÁSÍM OBAVU?
    • Žádný zaměstnanec, který v dobré víře vznese obavu týkající se záležitostí, na něž se vztahují tyto zásady, nebude v důsledku vznesení obavy vystaven obtěžování, odvetným opatřením nebo jiným nepříznivým (pracovněprávním) důsledkům. Společnost se zavazuje chránit oznamovatele, kteří podávají oznámení v dobré víře, před odvetnými opatřeními. Se všemi oznamovateli bude zacházeno s respektem, důstojností a důvěrností.
11. MOHU NAHLÁSIT OBAVY MIMO SPOLEČNOST?
    • • Očekává se, že zaměstnanci budou své obavy hlásit interně. Vzhledem k tomu, že společnost působí v několika jurisdikcích, mohou platit různá pravidla týkající se výjimečných okolností, za kterých lze určitá konkrétní podezření nahlásit mimo společnost. Více informací naleznete v příloze 1 těchto zásad.

Příloha 1 Nizozemský institut pro whistleblowery (Huis voor Klokkenluiders)

Zvláštní nizozemská pravidla se týkají výjimečných okolností, kdy lze podezření týkající se veřejného zájmu (jak je definováno níže) oznámit mimo společnost Institutu pro oznamovatele ("Institute for Whistleblowers").Huis voor Klokkenluiders).

"Podezření týkající se veřejného zájmu" by mělo splňovat následující kritéria:

• podezření, které je založeno na rozumných důvodech, vyplývajících z poznatků, které zaměstnanec získal při práci pro společnost, nebo vyplývajících z poznatků, které zaměstnanec získal v rámci pracovních činností v jiné společnosti nebo organizaci; a
• podezření, která se týkají veřejného zájmu z důvodu porušení zákonů a předpisů nebo ohrožení veřejného zdraví, bezpečnosti osob, životního prostředí nebo řádného fungování veřejné služby nebo společnosti v důsledku nesprávného jednání).

Externí ohlášení podezření týkajících se veřejného zájmu by mohlo být vhodné, pokud společnost adekvátně neprovedla interní ohlášení nebo pokud nelze po zaměstnanci rozumně požadovat, aby nejprve podal interní ohlášení, například z důvodu zákonné ohlašovací povinnosti, aktuálního nebezpečí, které má za následek důležitý a naléhavý veřejný zájem, nebo oprávněné obavy z odvety. Pokud má být podáno externí hlášení, mělo by být podáno příslušnému regulačnímu orgánu a vhodným způsobem s ohledem na oprávněné zájmy všech zúčastněných. S výjimkou výjimečných okolností nebude hlášení záležitostí tisku nebo na sociálních sítích vhodné ani přípustné.

Vzhledem k možným závažným důsledkům externího oznámení se zaměstnancům doporučuje, aby před oznámením jakéhokoli problému mimo společnost vyhledali radu. Mohou tak učinit u pracovníka pro dodržování předpisů v oblasti boje proti praní špinavých peněz ve skupině. V Nizozemsku se Zaměstnanci mohou rovněž poradit s poradenským oddělením (afdeling advies) Institutu pro whistleblowery (Huis voor Klokkenluiders).

Kromě toho může zaměstnanec v případech, kdy lze podat externí oznámení podle tohoto článku 11 a přílohy 1, oznámit podezření týkající se veřejného zájmu vyšetřovacímu oddělení (afdeling onderzoek) Institutu pro oznamovatele. Další informace týkající se Institutu pro oznamovatele a jeho postupů naleznete na internetových stránkách: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl.