1. Introducere
   • CTP N.V. împreună cu companiile din grupul său (denumită în continuare "Compania") se angajează să își desfășoare activitatea în permanență în conformitate cu toate legile și reglementările aplicabile și cu toate codurile și politicile Companiei. Prin urmare, este important ca Societatea să fie conștientă de toate încălcările posibile, în special de cele care încalcă legile și reglementările aplicabile sau Codul nostru de conduită.
   • Această politică de denunțare a neregulilor este menită să încurajeze toate persoanele din cadrul companiei să raporteze orice suspiciune de comportament necorespunzător sau neregulă. Această politică stabilește ce și cum trebuie raportate problemele, procedura care este urmată după ce a fost făcută o raportare și cum sunt protejați angajații care raportează probleme.
   • Această politică de denunțare a neregulilor este elaborată de consiliul de administrație al Societății (denumit în continuare "consiliul") cu respectarea Legii privind Casa pentru denunțători și a dispoziției privind cele mai bune practici 2.6.1 din Codul olandez de guvernanță corporativă și a fost adoptată la 29 martie 2021. Această politică de denunțare și alte materiale despre raportarea suspiciunilor de comportament necorespunzător sunt publicate pe site-ul web al Societății.
2. CINE POATE RAPORTA?
   • Această politică de denunțare a neregulilor se aplică tuturor angajaților societății.
   • "Angajat" în această politică înseamnă (a) toate persoanele care au sau au avut un contract de muncă cu societatea și (b) toate persoanele care desfășoară sau au desfășurat în alt mod o activitate pentru societate.
3. CE PROBLEME SUNT ACOPERITE DE ACEASTĂ POLITICĂ DE RAPORTARE?
   • Această politică de denunțare a neregulilor poate fi utilizată pentru a raporta preocupări cu privire la suspiciuni de posibile abateri sau nereguli în cadrul companiei ("abateri"). Aceste preocupări se pot referi la următoarele aspecte:
     • Fraudă, mită și corupție;
     • Încălcări ale legislației în materie de concurență;
     • Nerespectarea unei obligații legale;
     • Protecția informațiilor confidențiale și insider trading;
     • Protejarea activelor, datelor și informațiilor societății;
     • ținerea insuficientă a evidenței financiare sau nefinanciare;
     • Conflicte de interese;
     • probleme de sănătate și siguranță, securitate și mediu;
     • Utilizarea necorespunzătoare a resurselor companiei;
     • Încălcări ale politicilor noastre privind cadourile și ospitalitatea; sau
     • Orice tip de discriminare - din cauza rasei, naționalității sau etniei, sexului, educației, vârstei, religiei, preferințelor politice, orientării sexuale, statutului personal sau handicapului, orice tip de hărțuire sau abuz.
   • Angajații sunt încurajați să sesizeze orice altă preocupare prin intermediul acestei politici de denunțare a neregulilor, dacă consideră că acest lucru este adecvat, chiar dacă preocuparea lor nu este enumerată mai sus. Raportarea de către un Angajat a unor suspiciuni privind o posibilă Conduită necorespunzătoare trebuie să fie susținută de informații relevante și prezentată cu bună credință. Un Angajat nu trebuie să fie sigur că a avut loc o Conduită necorespunzătoare pentru a vorbi.
4. POT SĂ CER CUIVA UN SFAT?
   • Angajații se pot consulta cu managerul lor cu privire la suspiciunile privind o posibilă conduită necorespunzătoare. În cazul în care un Angajat nu va găsi răspuns sau pur și simplu nu își poate consulta managerul (de exemplu, dacă suspiciunea se referă la el sau la ea), acesta se poate adresa ofițerului de conformitate AML al Grupului sau poate utiliza canalul de denunțare. Un Angajat poate discuta despre preocupările sale în mod confidențial. Datele de contact ale ofițerului de conformitate AML al Grupului pot fi găsite pe intranetul Societății.
5. CUI AR TREBUI SĂ MĂ ADRESEZ?
   • Angajații sunt încurajați să sesizeze mai întâi managerul lor. Cu toate acestea, dacă, din orice motiv, acest lucru nu este adecvat, angajatul ar trebui să își exprime îngrijorarea prin intermediul canalului de sesizare a neregulilor. În cazul în care suspiciunea se referă la un director executiv al Consiliului de administrație (un "director executiv") sau la un membru al comitetului executiv al Societății, care nu este director executiv, Angajatul trebuie să raporteze direct directorului neexecutiv al Consiliului de administrație cu titlul de "director independent senior" (directorul independent senior), al cărui nume și date de contact se află pe intranet.
6. CUM POT RAPORTA?
   • Angajații pot alege să raporteze problemele în scris sau oral. Atunci când raportează prin intermediul canalului de denunțare, angajații au la dispoziție următoarele opțiuni:
     • Platforma de denunțare a neregulilor este disponibilă pe intranet
     • Adresa de e-mail whistleblowing@ctp.eu
     • Linie fierbinte: +420 607 287 287
     • Poșta poștală: Ofițerul Grupului AML și de conformitate
     • La cererea persoanei care raportează, sistemul de denunțare a neregulilor permite, de asemenea, raportarea prin intermediul unor întâlniri fizice (contactați ofițerul Grupului pentru combaterea spălării banilor și conformitate).
   • Detaliile de contact ale ofițerului Grupului pentru combaterea spălării banilor și conformitate pot fi găsite pe intranet.
   • Atunci când își exprimă o îngrijorare în scris, angajații trebuie să ia în considerare faptul că persoana care citește scrisoarea nu va ști nimic despre problema respectivă. Angajații ar trebui să furnizeze cât mai multe detalii posibil. Canalul de denunțare a neregulilor este anonim, însă furnizarea numelui și a detaliilor de contact va ajuta la obținerea mai multor detalii, dacă este necesar, și la îmbunătățirea investigației. Un angajat trebuie să se asigure că preocuparea sa include următoarele:
     • detalii despre preocuparea lui sau a ei - context, istoric și motiv;
     • toate informațiile relevante, cum ar fi nume, date și locuri; și
     • orice documente justificative disponibile.
7. POT RĂMÂNE ANONIM?
   • Compania încurajează o cultură deschisă și subliniază importanța ca angajații să ridice orice preocupare în mod deschis pentru a evalua, investiga și aduna informații suplimentare, dacă este necesar. Cu toate acestea, în cazul în care un Angajat are obiecții serioase în ceea ce privește exprimarea deschisă a preocupărilor și dorește să rămână anonim, Societatea va depune toate eforturile rezonabile pentru a asigura anonimatul Angajatului (cu excepția cazului în care Societatea trebuie să respecte o obligație legală sau de reglementare concurentă). Angajații pot raporta în mod anonim folosind canalul de denunțare a neregulilor.
8. CE SE ÎNTÂMPLĂ DUPĂ CE RAPORTEZ O PROBLEMĂ?
   • Compania ia în serios orice raportare a suspiciunilor de posibile abateri. Toate rapoartele transmise prin intermediul canalului desemnat vor fi tratate în mod corect, corespunzător și fără întârzieri nejustificate.
   • Societatea intenționează să ofere angajatului o indicație cu privire la modul în care societatea va trata raportul, la termenul preconizat, la rezultatele investigației și la orice măsuri luate ca răspuns. Cu toate acestea, nevoia de confidențialitate și de respectare a vieții private, precum și alte considerente, pot împiedica Societatea să poată oferi angajatului detalii (specifice) privind ancheta sau orice măsuri corective și disciplinare luate ca urmare a acesteia. Orice informație împărtășită cu Angajatul cu privire la investigație și la măsurile luate trebuie să fie tratată ca fiind confidențială. Compania nu poate garanta rezultatul așteptat sau dorit de către Angajat. Cu toate acestea, Compania se angajează să trateze în mod corect și adecvat preocupările reale ale Angajatului.
9. RAPOARTELE VOR FI TRATATE ÎN MOD CONFIDENȚIAL?
   • Compania va trata orice raport în mod confidențial pentru a permite o investigație adecvată a raportului și pentru a respecta legile aplicabile privind confidențialitatea.
   • Numele angajatului care a prezentat un raport cu bună credință nu va fi dezvăluit altor persoane din cadrul sau din afara companiei, cu excepția cazului în care angajatul își dă în prealabil consimțământul în scris sau dacă compania este obligată să respecte o obligație legală sau de reglementare. Angajatul are dreptul de a refuza sau de a-și retrage consimțământul în orice moment și trebuie să fie informat cu privire la acest drept înainte de a-și da consimțământul.
   • Informațiile primite vor fi împărtășite cu alte persoane din cadrul sau din afara societății numai dacă și în măsura în care acest lucru este necesar pentru a trata în mod corespunzător raportul și problemele ridicate în acesta. Din nou, numele angajatului nu va fi dezvăluit decât dacă angajatul și-a dat consimțământul sau dacă există o obligație legală sau de reglementare în acest sens.
   • În general, Societatea va notifica persoana implicată într-un raport că au fost exprimate preocupări în legătură cu aceasta. Societatea va face această notificare într-un termen rezonabil și va lua în considerare interesele investigației. Compania va lua toate măsurile rezonabile pentru a împiedica persoana implicată într-un raport să afle identitatea angajatului care a prezentat raportul. în cazul în care se dovedește că raportul nu a fost făcut cu bună credință, Compania nu este obligată să respecte aceste angajamente de confidențialitate, fără a aduce atingere legilor aplicabile în materie de confidențialitate.
10. CUM VOI FI PROTEJAT DACĂ RAPORTEZ O PROBLEMĂ?
    • Niciun angajat care, cu bună-credință, își exprimă o îngrijorare cu privire la aspectele reglementate de prezenta politică nu va fi supus hărțuirii, represaliilor sau altor consecințe negative (legate de angajare) ca urmare a exprimării unei îngrijorări. Compania se angajează să protejeze împotriva represaliilor pe cei care fac dezvăluiri cu bună credință. Toți denunțătorii vor fi tratați cu respect, demnitate și confidențialitate.
11. POT RAPORTA PROBLEMELE ÎN AFARA COMPANIEI?
    • • Se așteaptă ca angajații să își raporteze preocupările la nivel intern. Întrucât societatea își desfășoară activitatea în mai multe jurisdicții, se pot aplica reguli diferite privind circumstanțele excepționale în care anumite suspiciuni specifice pot fi raportate în afara societății. Pentru mai multe informații, ne referim la anexa 1 la această politică.

Anexa 1 Institutul olandez pentru denunțători (Casa pentru copii de botez)

Se aplică reguli olandeze speciale în ceea ce privește circumstanțele excepționale în care suspiciunile care implică interesul public (astfel cum sunt definite mai jos) pot fi raportate în afara societății către Institutul pentru denunțători (Casa pentru copii de botez).

"Suspiciunile care implică interesul public" trebuie să îndeplinească următoarele criterii:

• suspiciuni care se bazează pe motive rezonabile, care decurg din cunoștințele dobândite de către Angajat în cadrul activității sale în cadrul Societății sau care decurg din cunoștințele dobândite de către Angajat prin activități profesionale în cadrul unei alte societăți sau organizații; și
• suspiciuni care implică interesul public din cauza încălcării legilor și reglementărilor sau a amenințărilor la adresa sănătății publice, a siguranței persoanelor, a mediului sau a bunei funcționări a unui serviciu public sau a unei companii ca urmare a unor acțiuni necorespunzătoare).

Raportarea externă a suspiciunilor care implică interesul public ar putea fi oportună în cazul în care un raport intern nu a fost urmărit în mod adecvat de către companie sau în cazul în care angajatului nu i se poate cere în mod rezonabil să prezinte mai întâi un raport intern, de exemplu, din cauza unei obligații legale de raportare, a unui pericol prezent care are ca rezultat un interes public important și urgent sau a unei temeri legitime de represalii. În cazul în care trebuie să se facă un raport extern, acesta ar trebui să fie făcut către o autoritate de reglementare competentă și într-un mod adecvat, luând în considerare interesele legitime ale tuturor celor implicați. Cu excepția unor circumstanțe rare, raportarea unor chestiuni către presă sau pe rețelele de socializare nu va fi adecvată sau permisă.

Având în vedere posibilele consecințe grave ale unei raportări externe, angajații sunt încurajați să solicite consiliere înainte de a raporta orice problemă în afara companiei. Aceștia pot face acest lucru cu ofițerul de conformitate AML al Grupului. În Țările de Jos, Angajații pot consulta, de asemenea, departamentul de consiliere (Adresele de asistență) al Institutului pentru denunțători (Casa pentru copii de botez).

În plus, în cazurile în care un raport extern ar putea fi întocmit în temeiul prezentului articol 11 și al Anexei 1, un angajat poate raporta o suspiciune care implică interesul public către departamentul de investigații (afdeling onderzoek) al Institutului pentru denunțători. Pentru mai multe informații privind Institutul pentru denunțători și procedurile acestuia, vă rugăm să consultați site-ul web: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl.